Met de Yuki Assistant app op je Smartphone kan je documenten (o.a. bonnetjes en facturen) direct aanleveren en laten verwerken in je administratie.


TIP!

De Yuki Assistant app voor iPhone kan je gratis downloaden via de Apple App Store.

De Yuki Assistant app voor Android kan je gratis downloaden via de Google Play App Store.


Doorloop de volgende stappen om een document aan te leveren via je Yuki Assistant app:

  • Kies het document dat je wenst op te laden
  • Bewerk, indien nodig, het document voordat je deze aanlevert
  • Document uploaden

Het te uploaden document kiezen

Om een nieuw document aan te leveren klik je op de oranje Knop met een plus-icoontje onderaan het startscherm van de app:



In het nu geopende scherm kies je vervolgens één van de volgende drie opties:

  • Kies uit de fotobibliotheek
  • Maak een foto
  • Kies een ander bestand

Document bewerken voor het uploaden

Voordat je het document oplaadt in Yuki kan je het document, indien nodig, nog linksom draaien, rechtsom draaien of handmatig bijsnijden door respectievelijk te klikken op de knoppen onderin je scherm.


Document uploaden naar je administratie

Eenmaal je een foto van de factuur of bonnetje genomen of het bestand geselecteerd hebt, krijg je onderstaande opties om aan te geven waarvoor het opgeladen document dient


  • als onkostendeclaratie

Je wilt direct je eigen uitgaven declareren. Je accountant zal het document verwerken als een uit privé betaalde onkostendeclaratie in je administratie en vervolgens bewaren in het tabblad Declaraties in de map Personeel.

  • aanbieden aan je accountant (aan te raden optie voor facturen en bonnetjes!)

Het document is relevant voor je boekhouding en zal aangeboden worden aan jouw accountant ter verwerking. 

  • direct uploaden naar je Archief

Het document is niet relevant voor je boekhouding en eerder informatief, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, contracten, etc. , Je plaatst het document zelf direct in het tabblad van de juiste map in je Archief.


Daarna selecteer je de administratie waarin het document moet worden geüpload en verwerkt. In het nu geopende scherm kan je indien nodig nog één of meer pagina's aan het document toevoegen.


Je hebt steeds de mogelijkheid om een aantal gegevens toe te voegen aan het document. Wanneer je het document wilt aanbieden aan je accountant kan je de volgende gegevens toevoegen:

  • FolderSelecteer de map in je Archief waarin je het document wilt opladen (standaard is dit de map Uitzoeken Yuki)
  • Betaalwijze: Door werknemer, Overschrijving, Domiciliëring, Bancontact of Creditcard.
  • Declaratiesoort: Selecteer uit welke soort kosten de uitgaven bestaan.
  • Relatie
  • Dossier (enkel zichtbaar bij gebruik van Dossiers): Zoek en selecteer het dossier waaraan je het document wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Bewaren
  • Bedrag: Voer het totaalbedrag in.
  • Notities: Voeg een notitie toe voor jezelf of je accountant.


De volgende gegevens kunnen worden aangevuld wanneer je het document zelf in het Archief wenst te plaatsen: 

  • Archief
  • Relatie
  • Dossier (enkel zichtbaar bij gebruik van Dossiers)
  • Onderwerp
  • Datum
  • Notities


Klik vervolgens onderin je scherm op Uploaden om het document aan te leveren. 


Na het uploaden van het document verschijnt er een melding bovenin je scherm dat het document is geüpload. Je kan het zojuist geüploade document bekijken door te klikken op Bekijken.