Een elektronisch afschrift kan een CSV of coda-bestand zijn met banktransacties. In eerste instantie raden we aan om zoveel mogelijk met coda-bestanden te werken (koppeling Codabox, koppeling ING, downloaden en aanleveren coda's). Als er geen coda-bestanden zijn, kan je gebruik maken van een Yuki CSV-bestand voor banktransacties. Dit bestand kan je zelf aanmaken in Excel of je kan vertrekken van een voorbeeldbestand (zie onderaan artikel)

 

Het Yuki formaat heeft de volgende kolommen:

  • IBAN: Bankrekeningnummer.
  • Valuta: De valuta van de rekening. EUR voor euro's, USD voor US dollars etc..
  • Afschrift: Afschriftnummer (optioneel). 
  • Datum: Datum van de transactie.
  • Rentedatum: Indien niet bekend kan je hier ook de transactiedatum plaatsen.
  • Tegenrekening: Bankrekening van de tegenpartij. Dit mag leeg zijn maar is aan te raden voor automatisatie (herkenningsregels).
  • Naam tegenrekening: Naam van de tegenpartij. Dit mag leeg zijn maar is aan te raden voor automatisatie (herkenningsregels).
  • Omschrijving: Omschrijving van transactie. Indien bekend kan hier factuurnummer, gestructureerde mededeling of naam van tegenpartij vermeld worden. Dit bevordert het automatisch afpunten met een factuur. 
  • Bedrag: Bedrag van de transactie in de valuta van de rekening waarbij een positief bedrag zich vertaald naar debet en een negatief bedrag credit. Decimalen moeten gescheiden worden door een komma en er mogen geen scheidingstekens gebruikt worden tussen de duizendtallen.

Eenmaal het bestand volledig is, bewaar je deze als een CSV- bestand (gescheiden door lijstscheidingsteken). 


De kolommen dienen de juiste kolomtitels te hebben en bovenstaande volgorde te hebben. Indien dat niet het geval is, herkent Yuki het bestand niet en wordt deze in de workflow geplaatst met een foutmelding. 


Indien het bestand voldoet aan de voorwaarden, zal Yuki deze automatisch herkennen als een elektronisch afschrift en direct in het archief plaatsen. 



Hieronder volgt een korte beschrijving van de knoppen: 

  • Map: het elektronisch afschrift in een andere map plaatsen.
  • Herimporteren: Kan gebruikt worden indien Yuki het bestand niet volledig door de IDR is gegaan. Dit zal in principe niet gebruikt moeten worden. 
  • Vervangen: het elektronisch afschrift kan worden vervangen door een ander elektronisch afschrift (bankbestand) en wordt vervolgens weer opnieuw automatisch geïmporteerd.
  • Standaard: het elektronisch afschrift wordt omgezet in een standaard document waardoor alle banktransacties worden verwijderd uit de workflow en de boekhouding. 
  • Verwijderen: verwijder het elektronisch afschrift inclusief de banktransacties.
  • Details boeking: De achterliggende boekingen gelinkt aan de transacties. 


Alle transacties worden vanuit het bestand in de workflow geplaatst bij de Te verwerken banktransacties, tenzij er reeds bank herkenningsregels werden aangemaakt waarbij automatisch afhandelen van toepassing is en waar de transacties aan voldoen. 


Een groen gekleurd vierkant betekent dat er reeds een boekingsvoorstel gedaan wordt. Deze transactie kan al dan niet reeds automatisch verwerkt zijn. Een gele vierkant wil zeggen dat deze nog niet verwerkt werd.