Het is mogelijk om vanuit je Yuki backoffice portaal centrale verwerkingsregels voor een relatie aan te maken. Hierdoor zullen in elk domein de geüploade facturen van een betreffende relatie automatisch volgens de instellingen van deze standaardwaarden worden verwerkt. Deze functie werkt soortgelijk als de lokale standaardwaarden per relatie. 


Alleen een gebruiker met de rol Portaalbeheerder kan centrale standaardwaarden aanmaken. Voor een gebruiker met de rol Portaal backoffice zijn de instellingen van de standaardwaarden niet zichtbaar.


Met deze functionaliteit is het mogelijk om facturen van leveranciers die voorkomen in meerdere domeinen sneller automatisch af te handelen. Nadat je een factuur in een domein hebt geboekt, kan je een centrale herkenningsregel aanmaken. Als er vervolgens een factuur van dezelfde leverancier in een ander domein geüpload wordt, zal deze volgens de centrale herkenningsregel verwerkt worden. 


In je Yuki backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op Instellingen.


Het volgende scherm wordt geopend:


Klik op de knop Standaardwaarden. Het volgende scherm wordt geopend:



Hier zie je een overzicht van de Standaardwaarden. In dit scherm kan je standaardwaarden toevoegen, instellen en/of wijzigen (klikken op voor de standaardwaarde). Daarnaast kan je zoeken naar een relatie om de bijbehorende centrale verwerkingsregels direct te openen.


LET OP!

Centrale verwerkingsregels kunnen alleen voor aankoopfacturen worden aangemaakt.


Er kunnen op twee verschillende niveaus standaardwaarden worden aangemaakt:

  • Documentniveau
  • Regelniveau (herkenningsregels zijn alleen beschikbaar voor UBL documenten). 

Het aanmaken van centrale verwerkingsregels werkt hetzelfde als het aanmaken van lokale verwerkingsregels. Voor een uitgebreide beschrijving over het aanmaken van lokale verwerkingsregels op document- en regelniveau zie artikelen 'Lokale verwerkingsregel op documentniveau aanmaken' en 'Lokale verwerkingsregel op regelniveau aanmaken'.


Dynamische grootboekrekening

Bij het aanmaken van een centrale verwerkingsregel op documentniveau kan je in tegenstelling tot de lokale document verwerkingsregel ook gebruik maken van het veld Dynamische grootboekrekening. In dit veld moet dezelfde grootboekcode van de dynamische grootboekrekening worden ingevoerd. Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.


Verschil lokale en centrale verwerkingsregels

Wanneer een document wordt geüpload in een domein kijkt Yuki eerst bij de gevonden relatie of er in het portaal een centrale verwerkingsregel aanwezig is. Zo ja, dan wordt het document volgens deze regel verwerkt.


Daarna wordt door Yuki echter gekeken of er in het domein een lokale verwerkingsregel voor deze relatie is aangemaakt. Zo ja, dan zal Yuki de gegevens van het document volgens deze regel invullen en het document vervolgens boeken. Lokale verwerkingsregels in een domein zijn leidend en 'overrulen' dus de centrale verwerkingsregel! 


Er zijn een aantal extra voorwaarden waaraan de gebruikte relatie van een centrale herkenningsregel moet voldoen:

  • Bij het aanmaken van een centrale herkenningsregel kan je alleen een relatie kiezen die al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
  • De betreffende relatie moet een 'replicatie link' hebben met de centrale database van Yuki, hierdoor kan de herkenningssoftware namelijk de juiste relatie ophalen uit de database (dit is in 99% van de relaties het geval).


Wanneer een centrale verwerkingsregel niet goed werkt, kan dit liggen aan het feit dat het adres lokaal in het domein is opgeslagen en er geen automatische replicatie link naar de centrale database van Yuki aanwezig is. Meer uitleg kan je vinden in het artikel 'Replicatie link met de centrale database van Yuki leggen'.


Een nieuw document aanmaken (+Document)

Met een centrale verwerkingsregel kan je documenten van het type Aankoopfactuur automatisch op een gekozen wijze laten boeken in al je Yuki domeinen.

Dit kan op basis van de "Input" waarden die je kan zien in volgende screenshot, met gekozen "Output" resultaat:



Wanneer je nadien voor een ingegeven leverancier een aankoopfactuur in je Yuki domeinen plaatst, zullen deze automatisch op jouw gekozen manier geboekt kunnen worden.

In de IDR details van de factuur ziet dit er dan zo uit:



Een nieuwe regel aanmaken (+Regel)

Voor UBL facturen kan je, nadat je eerst een document verwerkingsregel hebt aangemaakt, ook een standaardwaarde aanmaken voor factuurregels op basis van de artikelcode, artikelnaam en btw gegevens in de UBL.

In onderstaande screenshot worden factuurregels met artikelcode "PERSN" automatisch geboekt op de grootboekrekening "623000 Overige personeelskosten".