Alle aangeleverde documenten in Yuki worden zoveel mogelijk automatisch verwerkt door een proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) wordt genoemd. 

De gegevens van een document die niet door de IDR zijn herkend, kunnen handmatig door een gebruiker met de rol Portaal Data-entry worden aangevuld. Deze gebruiker kan o.a. een grootboekrekening invullen. Bij het afhandelen van het document zal deze vervolgens de status Data-entry voltooid krijgen. 


Nadat deze gebruiker het document heeft afgehandeld om het volgende document in de workflow handmatig aan te vullen, gaat het afgehandelde document nog een keer door de IDR waarna het vervolgens automatisch door Yuki op Afgehandeld wordt gezet. Het document verdwijnt hierdoor uit de workflow.


Deze functionaliteit is standaard geactiveerd in Yuki.


Een gebruiker met de rol Portaalbeheerder kan deze instelling wijzigen zodat het automatisch afgehandelde document toch ter controle door de backoffice in de workflow blijft staan. Een gebruiker met de rol Portaal backoffice kan deze instelling alleen bekijken.


In je Yuki backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op Instellingen.



Het volgende scherm wordt geopend:


Klik op de knop Algemeen. Het volgende scherm wordt geopend:



In dit scherm vind je de instellingen voor steekproeven, documentverwerking, tevredenheid en toegangsinstellingen voor eindgebruikers.


Documentverwerking instellen

In dit veld heb je de mogelijkheid om het vinkje weg te halen om ervoor te zorgen dat afgehandelde documenten met de backoffice status Data-entry voltooid niet nogmaals door de IDR gaan. Hierdoor blijven de documenten in de workflow staan waardoor de facturen ingeboekt door een backoffice medewerker met de rol Portaal Data-entry gecontroleerd kunnen worden. Daarna kunnen de documenten door de backoffice worden afgehandeld.