Voor gebruikers met de rol Backoffice Controller of de rol Externe Accountant is het mogelijk vanuit de Proef- en saldibalans alle (gebruikte) grootboekrekeningen een voor een te controleren ter voorbereiding van het afsluit. 


De Controle status wordt alleen zichtbaar indien er één administratie is gekozen en niet het huidige boekjaar. De controle kolommen worden alleen getoond als een administratie is geblokkeerd.

De controle bestaat uit de volgende stappen:

  • Administratie blokkeren
  • Grootboekrekeningen controleren
    • Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd
    • Bijlagen toevoegen
    • Controle status
    • Historie bekijken.
  • Administratie afsluiten.

Administratie blokkeren

Om grootboekrekeningen te controleren, zal een administratie geblokkeerd moeten worden. Kies daarvoor het boekjaar (of een andere periode) dat gecontroleerd moet worden met behulp van de datumselectie. Er verschijnt een knop met een slot om de boekhouding te blokkeren. Klik hierop om de administratie te blokkeren. Het geselecteerde boekjaar wordt geblokkeerd. Dit zal enkel zichtbaar zijn voor gebruikers met de rol Backoffice Controller.




Grootboekrekeningen controleren

Zodra een administratie is geblokkeerd, verschijnen er vier extra kolommen achter elke grootboekrekening:



1. Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd

Via het tekstballon icoontje kan in een apart scherm een opmerking ingegeven worden. Ook kan de grootboekrekening als gecontroleerd gemarkeerd worden.




2. Bijlagen met extra informatie toevoegen

Via het icoontje Koppelen kunnen bijlagen gekoppeld worden aan een grootboekrekening. Hier kunnen bijvoorbeeld documenten over een lening of activastaat gekoppeld worden.



3. Controle status

In de derde kolom wordt een vinkje zichtbaar van zodra een grootboekrekening als gecontroleerd is gemarkeerd.



4. Historie bekijken

Wanneer eerdere opmerkingen zijn ingegeven, kunnen deze via de historie worden weergegeven. Ook die van voorgaande jaren worden getoond.



Administratie afsluiten

Zodra alle grootboekrekeningen gecontroleerd zijn, kan de administratie worden afgesloten. Dit doe je door nogmaals op het slotje te klikken. Eenmaal afgesloten kan niemand nog wijzigingen aanbrengen aan de cijfers van dat boekjaar!