Yuki heeft een formulier ontwikkeld waarin je als gebruiker zelf alle onkosten die je privé betaald hebt, kan invullen en declareren. Je kan dat formulier voor verschillende doeleinden gebruiken:

  • Je wilt niet alle kleine bonnetjes uploaden maar alles verzamelen om kosten en tijd (scannen) te besparen.
  • Je wilt je werknemers de gelegenheid geven om hun onkosten elektronisch in te dienen.


Alleen werknemers en gebruikers met de rol 'Directie' kunnen deze onkostendeclaratie invullen! 

Alleen gebruikers met de rol 'Directie' kunnen de onkostendeclaratie versturen zodat deze, indien hiervan gebruik wordt gemaakt, in de betaallijst terechtkomt.


Een verwerkte onkostendeclaratie wordt standaard bij de desbetreffende werknemer in het archief onder de map Personeel/Declaraties geplaatst. Er zal een openstaande post gecreëerd worden voor deze werknemer (RC Personeel). 


Je kan dit formulier op twee verschillende plaatsen aanmaken:

  • Open de Personeelsbol en klik links in je scherm op Onkostendeclaratie

  • Open de Yuki Postbus bol en klik links in je scherm op Onkostendeclaratie.


Het volgende scherm wordt geopend:



In bovenstaand scherm specificeer je de onkostendeclaratie door onderstaande velden correct in te vullen:

  • Administratie: alleen zichtbaar wanneer er meerdere administraties in je domein aanwezig zijn. Je moet hier aangeven in welke administratie de declaratie geboekt moet worden.

  • Werknemer: selecteer de werknemer aan wie de declaratie vergoed moet worden. De werknemer moet al aangemaakt zijn als personeelslid (Personeelsbol)
  • Bankrekening: vul de bankrekening in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.

  • Omschrijving: voer een korte omschrijving in. Dit wordt de omschrijving van het document in je archief bijv. 'Declaratie oktober 2017'.

  • Van datum: deze datum is puur informatief.

  • Tot datum: deze datum is puur informatief.


De declaratie bewaren of versturen

Als je de declaratie hebt ingegeven, kan je deze bewaren (in concept). De declaratie wordt dan nog niet verwerkt. Is je declaratie eenmaal compleet om geboekt te worden, druk dan op Versturen. De declaratie wordt dan ter verwerking aangeboden en automatisch geboekt en afgehandeld.



Boeking van declaratie

Wanneer een werknemer in een administratie ook is vastgelegd als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder van die administratie, wordt een declaratie niet geboekt op RC personeel:

  • In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties van de eigenaar, vennoten en partners als 'privéstorting' geboekt.

  • In andere rechtsvormen worden de declaraties van de bestuurder(s) zoals een directeur, aandeelhouder etc. op de juiste Rekening Courant rekening geboekt. 


Het is in Yuki dus belangrijk om bij de rechtsvorm van een administratie de juiste personen in te voeren als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder. Hierdoor worden automatisch de bijbehorende grootboekrekeningen 'Prive...' of 'RC...' aangemaakt.