De postbus in Yuki is het communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice. Je bereikt de postbus via de navigatiebalk met het inbox icoon Het is de centrale plaats voor het aanleveren van documenten en banktransacties, voor het stellen van vragen en om te kijken of er nog zaken zijn die de aandacht van de ondernemer vereisen.



Vragen (communicatie)

Via de postbus verloopt ook de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en backoffice. Zo kunnen er vragen gesteld worden aan de accountant of aan de gebruiker voor bv. extra inlichtingen.


Ook de backoffice gebruikt de postbus om vragen aan de ondernemer te stellen of mededelingen te doen. Bijvoorbeeld indien er bijkomende informatie vereist is om de factuur te kunnen boeken. De ondernemer kan deze vraag dan eenvoudig raadplegen, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven.


Aanleveren van documenten en transacties.

Documenten en transacties voor de boekhouding kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd: 

  • Direct scannen vanuit Yuki
  • Uploaden van één of meerdere bestanden tegelijk
  • Via een Dropbox koppeling (gedeelde map)
  • Via een Google Drive koppeling (gedeelde map)
  • E-mailen naar het e-mailadres van de administratie


In behandeling

De documenten die verwerkt moeten te worden, worden weergegeven in dit overzicht. Dit komt overeen met de workflow van de backoffice. 


Historie

In dit overzicht zie je alle aangeleverde documenten per geselecteerde periode. Hier is onder andere te zien wanneer een document is aangeleverd en wat de status ervan is (in behandeling of afgehandeld). 


Verwerkte transacties

Het aantal transacties die verwerkt werden in de afgelopen maanden worden in dit overzicht getoond.


Aandachtspunten

Het Yuki platform houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van de boekhouding of administratie aandacht nodig hebben. Zo wordt er gekeken of er ontbrekende facturen zijn of de aanlevering van de bank extra aandacht nodig heeft. Alsook kan er een overzicht geraadpleegd worden van niet verwerkte documenten. Deze lijst is voor de ondernemers zodat zij de nodige acties hiervoor kunnen ondernemen en enkel zij hebben de mogelijkheid om deze weg te werken. Meer informatie kan op volgende pagina worden teruggevonden.


Formulieren

Hier vind je diverse standaardformulieren die het eenvoudiger kunnen maken om bepaalde informatie of documenten aan te leveren ter verwerking door de backoffice. Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.