Bij het verwerken van een document kom je terecht in het backoffice verwerkingsscherm. Een onderdeel van dit scherm is het backoffice invoerscherm.


Elk document bestaat uit een aantal verschillende onderdelen waarin de gegevens van het document aangevuld moeten worden. Afhankelijk van het documenttype zal dit verschillen. Hieronder is een afbeelding te zien van het invoerscherm van het type Aankoopfactuur. Het invoerscherm van het type onkostendeclaratie zal er heel anders uit zien. 



Wanneer alle nodige gegevens zijn ingevuld en eventueel notities werden toegevoegd, kan je het document afhandelen. Dit kan je doen door te klikken op de knop Afhandelen. Zodra je het document via één van deze knoppen hebt afgehandeld, zal automatisch het eerstvolgende document in de workflow worden geopend. Een tweede manier om af te handelen is door rechts in het invoerscherm onder Backoffice status te kiezen voor Afgehandeld. Hiermee zal je in het scherm blijven. 



Het is ook mogelijk om het document te bewaren door te klikken op.


Wijzigen van document

Wanneer je een reeds verwerkt document opent zie je, afhankelijk van het documenttype, in de grijze taakbalk de volgende knoppen:



  •   Open het document waardoor je de gegevens kan wijzigen of aanvullen.
  • Verwijder het document. De volgende melding verschijnt in je scherm:



  •   Verplaats dit document naar een andere map in het archief. 
  •   Ga naar het vorige document. 
  •   Ga naar het volgende document.
  •   Punt dit document af met een transactie (indien van toepassing).
  •   Factuurbewerkingen (kosten verplaatsen, verspreiden, grootboekrekening wijzigen, betaalwijze wijzigen, btw-code wijzigen)
  •   Financiële boekingen opnieuw verwerken.
  •   Weergave van de boeking (journaalpost) met de bijhorende factuurregels indien van toepassing. 

Overig 


Afhankelijk van het documenttype zie je na het bewaren van het document de volgende gegevens onder Overig:


  • ID: ID nummer van het document waar ook op gezocht kan worden via de zoekfunctie in Yuki.
  • Aangemaakt: Datum en tijdstip van aanlevering document en naam van gebruiker die document heeft geüpload.
  • Btw-aangifte: Btw-aangifte waarin het document, indien van toepassing, is opgenomen. 
  • Notities: De meegegeven notities.
  • Bestand: Bestandsnaam van het document. 
  • Map: N.V.T.
  • Gewijzigd: Datum en tijdstip waarop het document werd gewijzigd en naam van de gebruiker die het document heeft gewijzigd.

Workflow


In de gekleurde blokken onderaan worden de gegevens (naam gebruiker, datum en tijdstip) van het document weergegeven over volgende handelingen:

  • Upload
  • (indien van toepassing) In behandeling
  • Afgehandeld
  • Gematcht.