Onderdeel van de Backoffice Workflow is de bundelbak. 


Een aantal documenten die worden geüpload (met extensie JPG, GIF of PNG, dus géén PDF) komen eerst in de bundelbak terecht. Deze documenten moeten goed worden bekeken om te bepalen of ze eerst gebundeld moeten worden voordat ze kunnen worden doorgezet naar de workflow vanwaaruit ze kunnen worden verwerkt door de backoffice.


Om te beginnen met het bundelen van documenten klik je op het icoon Bundelbak.




In de bundelbak ga je op zoek naar documenten die in meerdere pagina's zijn geüpload dus bijvoorbeeld een factuur van twee pagina's die in twee losse pagina's zijn binnengekomen. Let vooral op:

  • twee pagina's van dezelfde leverancier waarbij de ene pagina geen totaalbedrag heeft en de andere wel
  • bijlagen die bij een factuur horen 
  • aanduidingen zoals 'Pagina 1/2', '2/2' etc.


Bovenin je scherm zie je de volgende knoppen:

  •   Zet alle (gebundelde) documenten ter verwerking in de workflow.
  •   Berg de geselecteerde documenten op in een map.
  •   Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel.
  •   Verwijder de geselecteerde documenten.
  •   Verander van schermweergave: Batches, Document(en) of Pagina's.
  •   Lijstweergave (details) van documenten.
  •   Bekijk de documenten als thumbnails (afbeeldingen).
  •   Bepaal de grootte van de thumbnails in je scherm: Standaard, Klein, Groot of Extra Groot.
  •    Sorteer de documenten op Datum of Naam.


Onder elk document in de bundelbak zie je de volgende knoppen:

  •   Bewerk, verwijder of draai het document naar links of naar rechts.

 

Heb je twee pagina's gevonden die bij elkaar horen dan kun je deze op twee manieren samenvoegen:

  • door pagina 2 met je muis te verslepen naar pagina 1.  Daarmee wordt pagina 2 achter pagina 1 geplaatst en zijn er twee documenten gebundeld tot één document.
  • door de pagina's die bij elkaar horen te selecteren (vinkje in checkbox) en vervolgens bovenin je scherm op de knop Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel te klikken.


Gebundelde documenten zijn te herkennen aan het symbool linksboven het gebundelde document (bijvoorbeeld '2').




Eenmaal gebundeld, is het ook mogelijk om deze te ontkoppelen door te klikken op het schaartje onder het gebundelde document.


Heb je alle nodige documenten samengevoegd of verwijderd dan zet je de documenten door naar de 'Document(en)' workflow door linksboven in het overzicht op de knop Markeer alle documenten als afgehandeld te klikken. 

Je komt automatisch in de workflow terecht voor het verwerken van documenten.