Introductie
Nadat een btw-aangifte definitief is gemaakt of klaargezet voor verzamelen, kun je aan de klant een mail of brief sturen waarin je de verzending van de btw-aangifte bevestigt. In de brief is informatie opgenomen over het saldo van de btw-aangifte, over het te betalen bedrag en over eventueel te betalen voorschotten. In de taakbalk verschijnt dan de knop Bevestigingsbrief.



Nadat je op die knop klikt verschijnt er direct een concept brief op je scherm. De inhoud van de brief is afhankelijk van:

Het saldo van de aangifte

Het saldo van de rekening courant btw (rekening 494900)

Of een eventueel te vorderen saldo werd teruggevraagd


De taal
De brief is beschikbaar in drie talen: Nederlands, Frans en Engels.


Zendwijze van de brief
Als de brief correct is, kan deze geprint worden of per email verstuurd worden naar de klant. Standaard gaat de email naar de hoofdcontactpersoon van de administratie. Indien die naar een andere gebruiker gestuurd moet worden, kan je dat aanpassen bij Domein, instellingen en vervolgens berichten.


De afzender
Als slot wordt steeds de naam vermeld van de afzender, met de boodschap dat verdere vragen gesteld kunnen worden via e-mail. Het e-mail adres dat hier wordt getoond is dat van de Backoffice controller. Dit adres moet in diens relatiekaartje op het portaal ingevuld zijn in "E-mail (werk)".


Na het versturen van de brief wordt er ook een pdf van de brief in het archief geplaatst, in de kaft 'Belastingen', tabblad 'BTW'. Bij het versturen wordt in de documentnotities het tijdstip van versturen en de e-mailadressen waarnaar het document is verstuurd, vastgelegd.


De brief aanpassen


Je hebt (vanaf 4 september 2019!) twee werkwijzes om de btw-brief aan te passen:


  • Beperkte editor waarmee je de aanhef en het saldo van de rekening courant btw kan aanpassen:


De aanhef
Ga met de muis over de aanhef en klik op de hyperlink. Daar kan je aanpassen hoe de contactpersoon wordt aangesproken. Als je dit wijzigt wordt de aanhef ook in de adreskaart van die contactpersoon aangepast.


Het saldo van de Rekening courant btw
Om te bepalen of er nog een bedrag moet worden betaald en of er voorschotten moeten worden bepaald wordt gekeken naar het saldo van de Rekening courant btw (494900). Heeft die een voldoende hoog saldo (te vorderen) dan wordt dat saldo in mindering gebracht op de te betalen bedragen. Met een knop in de taakbalk kan je snel even controleren of de rekening courant is bijgewerkt en of dat saldo wel klopt. Hierbij is het belangrijk dat nalatigheidsinteresten van de Btw-administratie via een diverse post worden geboekt op de Rekening courant btw (494900) zodat ook dat openstaand bedrag wordt opgenomen voor de berekening van de btw-brief. Tevens kan je met een knop even het laatste btw uittreksel opvragen indien dat in de kaft 'Belastingen' is opgeladen. Dit kan ook helpen bij het bepalen van het meest recente saldo.


Mocht het saldo anders zijn dan de stand van de rekening aangeeft, dan kan je die tijdelijk even aanpassen (voor deze brief). Dat doe je door in de brief op de tekst "rekening courant btw" te klikken. Er wordt geen wijziging in het grootboek doorgevoerd. Dit is enkel om ten behoeve van de bedragen in de brief een aanpassing door te voeren.



  • Pas de btw-brief volledig naar wens aan:

Door te klikken op ‘Brief wijzigen en versturen per e-mail' zal je de mogelijkheid hebben om de volledige btw-brief aan te passen.



Dit geeft je de volledige flexibiliteit om de brief een te passen naar wens.



Opgelet:

- Dit is een ‘eenmalige’ editor. Je wijzigingen zullen dus niet opgeslagen worden voor de volgende btw-aangifte.