Eens de workflow goed is ingesteld, kan je starten met het vrijgeven van facturen voor betaling in de praktijk te brengen.


De volgende personen hebben hier een rol in:

  1. De persoon die facturen moet goedkeuren (meestal manager of aankoper)
  2. De persoon die de betalingen uitvoert

De persoon die moet goedkeuren

Degene die facturen moet goedkeuren werkt het beste vanuit de persoonlijke takenlijst. Het is aan te bevelen een icoon op je desktop te plaatsen voor de taken.

Je ziet dan direct hoeveel taken je nog hebt openstaan. Deze knop geeft je ook direct toegang tot het overzicht van je openstaande taken. Deze lijst kan je ook bereiken via de Agenda-bol en vervolgens Taken. Kom je niet zo vaak in Yuki dan kan je ook instellen om elke keer een mail te krijgen wanneer je een taak ontvangt. Je kan taken ook opvolgen via de Yuki App.


Als je een taak opent, krijg je een scherm met links het document en rechts de taak. Beoordeel de factuur, geef commentaar indien nodig (bijvoorbeeld "Beoordeeld en OK")  en klik op Goedkeuren. Is de taak eigenlijk niet voor jou, dan kun je hem ook doorsturen naar een andere persoon of terugsturen naar de aanmaker. Selecteer die persoon bij Taak voor, geef wat commentaar en klik op Bewaren. Hierdoor gaat de taak naar de ingestelde persoon en kan deze persoon de taak gaan goedkeuren.


De persoon die de betalingen zal uitvoeren (betaalbestand)

Voor deze stap werkt je best vanuit de betaallijst. Kies in die lijst in de taakbalk links voor betaalbaar gesteld. Zorg ervoor dat de kolom Taak aanstaat. Indien deze niet aan staat, kan je deze zichtbaar maken via het icoon: ||||. In de kolom Taak kan je nu de volgende symbolen zien:



Nog geen taak aanwezig

Taak staat te wachten bij de eerste persoon ter goedkeuring

Taak is goedgekeurd en staat te wachten bij de tweede persoon ter vrijgave

Taak is afgekeurd. Factuur mag nog niet betaald worden (enkel mogelijk bij manueel aangemaakte taken!)

Taak heeft al de status Vrijgegeven


Controleer of de zaken die je wenst te betalen goedgekeurd zijn. Als je meer informatie wenst over de taak klik dan op dat icoon om de bijbehorende taak te openen. 

Facturen met een taak staan steeds in het niveau In behandeling, van zodra deze de goedkeuring volledig doorlopen hebben worden ze automatisch in het niveau Betaalbaar gesteld geplaatst. Meer informatie hierover kan je terugvinden op de helppagina van Betaallijst.


Als je klaar bent stap 1 en stap 2, selecteer dan de facturen die je wenst te betalen, selecteer de bankrekening van waaruit je wenst te betalen en klik op betaalbestand aanmaken.


Taak aanmaken

Om een taak aan te maken voor een factuur, klik je op het witte bolletje (Geen taak). Je komt dan in het volgende scherm:



Kies bij Taak voor: de naam van de persoon die deze factuur moet beoordelen. Bij notities kan je eventueel een toelichting schrijven, bijvoorbeeld "Met spoed beoordelen, factuur staat al een tijdje open". De rest is al ingevuld. Door te kiezen op Bewaren zal de taak verstuurd worden. Afhankelijk van de instellingen van de taaksoort zal de ontvanger van de taak een e-mail krijgen met de vraag en bijhorende document.


Taak bekijken

Om een taak te bekijken, klik je op één van de andere symbolen. Je krijgt dan het document te zien met daarnaast de taak. Je kunt daar direct weer actie ondernemen, zoals een tweede goedkeuring vragen, meer informatie opvragen of de taak vrijgeven en daarmee de factuur vrijgeven.


Facturen vrijgeven


Je kunt op twee manieren de facturen vrijgeven:

  • Eén voor één: Je opent de taken die zijn goedgekeurd. Je controleert of aan alle voorwaarden is voldaan en zo ja, dan klik je op Vrijgeven. Het document dat eraan hangt wordt dan automatisch weer vrijgegeven.
  • In bulk: Je vinkt in de lijst In Behandeling de facturen aan waarvan je ziet dat ze zijn goedgekeurd. Vervolgens klik je in de taakbalk op Vrijgeven voor betaling.