In de betaallijst heb je de mogelijkheid om facturen eerst In behandeling te zetten. Facturen zullen dan geval per geval vrijgegeven moeten worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en in batch betaald kunnen worden. Dat vrijgeven kan je handmatig doen door via de actiebalk van de factuur op het duimpje te klikken. Je kan dit ook door in de betaallijst zelf, bij het niveau in behandeling, de facturen aan te vinken en vervolgens vrij te geven.





Het is ook mogelijk om de beveiliging  strikter en/of geautomatiseerd te maken door een goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten. Hiervoor dien je een aantal stappen te doorlopen: 


Eerst moet je bij de instellingen van de betaallijst de Betaallijst beveiliging inschakelen. Vervolgens stel je de workflow in om facturen digitaal door je organisatie te sturen. 



Beveiliging inschakelen

Meer informatie hier rond kan je terugvinden op de helppagina van de betaallijst.


Taaksoort 'vrijgeven voor betaling' instellen


Klik op de Agenda-bol of maak een snelkoppeling “Taken” op jouw bureaublad (binnen het domein) om deze taaksoort in te stellen. In het linkermenu kies je voor Taaksoorten en vervolgens voor de taak Vrijgeven voor betaling. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijst. Hier kan je instellen hoe deze taaksoort doorlopen moet worden. Wanneer deze volledig goedgekeurd en vrijgegeven is zal de factuur vanuit het beveiligde niveau “in behandeling” automatisch verplaatst worden naar het niveau “betaalbaar gesteld” van waaruit de factuur betaald kan worden.




De verschillende mogelijkheden binnen elke stap kan je zien als een soort van watervaleffect. De stappen volgen elkaar op en de taken zijn het meeste van toepassing op de eerste persoon, gevolgd door de tweede, …en dit zo per stap.


Een voorbeeld:

Als je instelt dat de taak naar de dossierbeheerder moet gaan en je wijst ook een specifiek persoon toe tot de taak, persoon X, dan zal Yuki de taak naar persoon X sturen indien er geen dossier is toegekend aan het document (omdat er dan ook geen dossierbeheerder gekend is).


  • Vink Actief aan
  • Vink Notities zijn uitsluitend toe te voegen aan. Deze functie zorgt er voor dat je notities die je toevoegt aan een taak naderhand niet meer kan aanpassen. Dit kan handig zijn wanneer je een beveiligd overzicht wilt behouden van wie welke notitie heeft toegevoegd. 
  • Kies onder Stap 1 voor Handmatige selectie  wanneer je wilt dat de werknemer die je binnen de workflowregel hebt aangesteld de taak ontvangt. Deze functie laat ook toe om taken door te wijzen naar een andere gebruiker.

    3. Specifieke persoon.
  • Bepaal of de persoon die de factuur moet goedkeuren elke keer een e-mail moet ontvangen. Als de persoon regelmatig in Yuki werkt, kan het handiger zijn dat niet te doen daar deze wellicht dagelijks alle to do´s bekijkt.
  • Kies onder stap 2 welke persoon de facturen gaat vrijgeven. Is dat één vaste persoon, selecteer dan onder stap 2 de naam van die persoon. Zijn het er meer, kies dan voor Aanmaker van de taak.  De taak komt na beoordeling door de manager automatisch bij die persoon of bij de persoon die de taak heeft aangemaakt.


Stap 1: De goedkeuring

Hier begint het proces van de taak. In deze stap krijgt de persoon waaraan de taak werd toegewezen de volgende keuzes:



Goedkeuren

De taak wordt goedgekeurd en doorgezet naar de persoon die verantwoordelijk is voor de ‘Realisatie’.


Afkeuren

De taak/het document wordt teruggestuurd naar de persoon die de taak heeft aangemaakt.


Meer informatie

De taak wordt teruggestuurd, inclusief zelf bijgevoegde informatie.


Koppel als deeltaak

Rangschik deze taak onder een andere hoofdtaak.


Werkopdracht

Hier geef je de mogelijkheid om uren in te vullen die men besteed heeft aan deze taak.


Stap 2: Vrijgeven

Deze stap is het vervolg van de goedkeuring. Hier heb je voornamelijk dezelfde opties als hierboven bij stap 1, maar er zijn nog enkele additionele mogelijkheden:

        

Terugsturen

    Hierdoor wordt de taak teruggestuurd naar de vorige stap, namelijk de goedkeuring.

Klaar

    De extra controle is gebeurd en klaar om naar de goedkeuring van realisatie te gaan.

Belangrijk: Wanneer je graag hebt dat taken vrijgegeven kunnen worden met 1 stap, dien je enkel stap 2 in te vullen.
Stap 1 mag je bijgevolg leeg laten. Zo zal de persoon die de taak ontvangt de factuur onmiddellijk kunnen vrijgeven.


Je bent nu klaar om de facturen via de workflow te laten goedkeuren en vrij te geven voor betaling.