Bij het inloggen zal ieder backoffice medewerker onderstaande scherm zien - het backoffice portaal. Afhankelijk van de rol dat deze medewerker heeft, zal het portaal er anders uitzien. Zo zal een portaalbeheerder alle mogelijkheden zien op het portaal terwijl een portaal backoffice een beperktere versie zal hebben. 


Onderstaand startscherm geeft je voortdurend informatie over de status van je workflow, de laatste vragen of antwoorden van je klanten en jouw persoonlijke productiviteit. 



Navigator


Het bovenste deel van de startscherm is de navigator. Deze blijft voortdurend in beeld zolang je in het backoffice portaal zit. 

  • Home: Deze knop brengt je terug bij het bovenstaande scherm. 
  • Domeinen: Hierin zal je een overzicht van alle domeinen van het kantoor terugvinden. De portaalbeheerder zal hier zelf domeinen kunnen aanmaken en instellen. 
  • Gebruikers: Deze knop geeft je een overzicht van alle gebruikers in het portaal, met hun functie en rol. De portaalbeheerder(s) zal hier ook nieuwe medewerkers als backoffice Yuki-gebruiker kunnen aanmaken om hen toegang tot het portaal te geven. 
  • Logo van je kantoor
  • Uitloggen. Dit gebeurt ook automatisch als je de browser afsluit).
  • Instellingen die voor het gehele portaal gelden. Hier zal de link met Codabox en de koppeling met andere software voor rapportage (bijvoorbeeld Silverfin, Intellifin,..) gelegd kunnen worden. Dit is enkel toegankelijk voor de portaalbeheerder.
  • Link naar je persoonlijke profiel. Hier kan iedere medewerker zijn eigen adresgegevens bijwerken of zijn wachtwoord wijzigen. 
  • Link naar het profiel van het kantoor. Hier kunnen de gegevens van het kantoor aangepast worden waaronder het opladen van een logo. 
  • Zoekbalk om administraties (domeinen) te zoeken en direct te openen.

Kengetallen


Op de tweede rij heb je een aantal kengetallen. Als je de rol portaal backoffice hebt, zullen de cijfers betrekking op je eigen workflow en historie. Ben je een portaalbeheerder, dan hebben de getallen betrekking op het hele kantoor.
Je hebt de volgende kengetallen in dit scherm:


  • Vragen: Hoeveel openstaande vragen zijn er aan jou (of kantoor) toegewezen?
  • Workflow: Het actueel aantal te verwerken transacties in domeinen waar je verantwoordelijk voor bent (zie domein instellingen) of het totaal van het kantoor.
  • Productiviteit: Het aantal transacties dat je sinds het begin van de huidige maand hebt verwerkt.
  • Fout verwerkt: Het aantal fouten uit de steekproefcontrole - dit zal enkel gevuld zijn indien de steekproefcontrole geactiveerd staat. 

Je kunt op het getal doorklikken om deze in detail te bekijken. 


Workflow grafiek


Deze grafiek toont jouw workflow (of die van het kantoor als je portaalbeheerder bent) verdeeld over Gisteren, Vandaag en Morgen.  Deze verdeling is gebaseerd op de Yuki way dat alles binnen de 24 uur geboekt wordt. De berekening gaat ervan uit dat alle documenten en transacties die vandaag vóór 12:00 uur zijn binnengekomen, nog vandaag verwerkt moeten worden en alle documenten na 12:00 uur morgen verwerkt moeten worden. De balk Gisteren toont dus alle openstaande transacties in je workflow die gisteren of de dagen ervoor afgehandeld hadden moeten zijn. De balk Vandaag is inclusief de transacties van Gisteren en de balk Morgen toont alvast informatie over wat je morgen te doen staat. 


Recente vragen en reacties


Dit overzicht geeft je een lijst van de 20 meest recente vragen of reacties, voor zover die aan jou in persoon zijn toegewezen. Door op de vraag te klikken, wordt het domein geopend en kun je de vraag of reactie direct lezen en beantwoorden of afhandelen.


Overige functies


De grijze tegels onderaan het scherm zullen leiden tot verschillende overzichten. Afhankelijk van jouw backoffice rol, zal je alle knoppen zien (portaalbeheerder) of slechts enkele. De oranje omkaderde tegels zijn enkel zichtbaar voor de portaalbeheerders. 


 


De volgende knoppen zijn beschikbaar:

  • Btw aangiften zal een overzicht tonen van alle aangiftes die in de lopende maand nog verstuurd moeten worden. Van hieruit kunnen ook verzamelbestanden opgemaakt worden.
  • Overzicht van alle openstaande en afgehandelde Vragen van klanten en medewerkers van het kantoor
  • Openstaande en afgehandelde Taken.
  • Workflow waarin de te verwerken documenten en banktransacties per domein getoond zullen worden.
  • Overzicht van alle Domeinen van het kantoor op Yuki. 
  • Overzicht van alle Administraties.
  • Overzicht van de Gebruikers die toegang hebben tot het kantoor portaal.
  • Alle Transacties die in een periode per domein werden verwerkt.
  • Onder Productiviteit kan je het aantal transacties zien dat per dag per medewerker verwerkt werd
  • De Werkzaamheden toont het aantal gewerkte minuten en verwerkte transacties. 
  • Via de Monitor kan je een overzicht bekomen met de belangrijkste kengetallen van het kantoor: openstaande workflow, historie, tevredenheid van de klanten en tijdigheid van de verwerking. 
  • Door te klikken op Aangeleverd zal je statistieken kunnen bekomen over de aantallen documenten die door de klanten werden aangeleverd per weekdag, werkdag, etc.
  • Onder UBL kan je zien welke administraties aangemeld zijn voor het automatisch ophalen van UBL facturen. Deze functionaliteit is momenteel niet in gebruik voor België!
  • Een overzicht van alle UBL facturen die aangeleverd zijn aan de administraties van het portaal. 
  • UBL leveranciers uitnodigingen is niet van toepassing voor Yuki België. 
  • Top leveranciers toont een overzicht van het aantal facturen per leverancier. In het vervolgscherm krijgt de accountant inzicht hoeveel facturen er per domein zijn aangeleverd van de desbetreffende leverancier. Met deze informatie kan de accountant zijn automatisering verbeteren, door het aanmaken van herkenningsregels.
  • Bij Steekproeven vind je een overzicht en werklijst voor de controle indien dit werd geactiveerd in de instellingen van het portaal. 
  • Bij Tevredenheid wordt een log bijgehouden van alle klanten die op de tevredenheidsvraag hebben geantwoord. Dit zal enkel zichtbaar zijn indien de klantentevredenheid werd geactiveerd in de instellingen van het portaal 
  • De Kwaliteit toont het laatste cijfer van de kwaliteitsmonitor van de verschillende administraties en het verschil met de laatste controle.