Als backoffice heb je de mogelijkheid om in jouw portaal standaard Backoffice vragen en antwoorden in te stellen. Zo bespaar je heel wat tijd door niet steeds opnieuw veel voorkomende vragen te moeten uittypen. Ook wanneer je een vraag stelt aan een Franstalige gebruiker zal Yuki jouw vraag automatisch in het Frans vertalen indien je deze vertaling op je portaal hebt toegevoegd. Dit kan enkel ingesteld worden door een Portaalbeheerder. 


Standaardvragen en antwoorden instellen


In je Yuki backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op Instellingen. Klik vervolgens op het icoon 'Backoffice vragen'.


 






Dit zorgt ervoor dat het volgende scherm geopend wordt:




Hier vind je een overzicht van al jouw ingestelde vragen en antwoorden, alsook verschillende opties om zaken toe te voegen of te wijzigen:

  •      Het aanmaken van nieuwe standaardvragen en/of antwoorden.
  •      Het importeren van standaardvragen en/of antwoorden.
  •      Het instellen van vragen in meerdere talen. 


In de taakbalk vinden we de volgende zaken:


  • In het dropdown menu links bovenaan heb je de mogelijkheid om te filteren op vragen of antwoorden om deze weer te geven en te creëren. 


  • Via de Instellingen (tandwieltje) is het mogelijk om de gewenste taal te selecteren. Hierbij kan je onder andere vragen en antwoorden aanmaken die gebruikt kunnen worden voor jouw Nederlandstalige,   Franstalige of Engelstalige klanten. Door op de instellingen te klikken, wordt onderstaand scherm geopend. Hier zal je maximaal drie talen voor je standaardantwoorden en -vragen kunnen selecteren. Hierbij is de eerste taal verplicht, de tweede en de derde taal zijn optioneel. 



Wanneer de backoffice medewerker een standaardvraag of antwoord verstuurd vanuit de Yuki postbus kijkt Yuki welke taal de geadresseerde gebruiker of de backoffice medewerker heeft ingesteld bij zijn of haar persoonlijke voorkeuren. De tekst van de standaardvraag zal vervolgens in de taal van de geadresseerde gebruiker of backoffice medewerker worden ingevuld.


  • Yuki heeft bestaande standaardvragen en -antwoorden die mogelijk ook voor jou relevant en bruikbaar zijn. Deze kan je importeren door te klikken op het importeer knop.  Alleen Nederlandse standaardvragen en antwoorden kunnen worden geïmporteerd. Deze worden altijd in het tekstvak van de eerste taal gezet ook al is dit niet de taal Nederlands.  

     De vertaling kan je wel steeds manueel toevoegen alsook is er de mogelijkheid om de gegevens van de standaardvraag aan te passen door te klikken op > voor de desbetreffende vraag of antwoord.


  • Met behulp van het plusje kunnen er nieuwe standaardvragen en/of antwoorden worden toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat onderstaande scherm wordt geopend. Eerst gaat er gevraagd worden om een omschrijving in te geven. Deze Omschrijving zal zichtbaar zijn in de keuzelijst van vragen of antwoorden in de Yuki postbus van de backoffice medewerker. Bij het Type kan je instellen of het om een vraag of antwoord gaat. 

Yuki zal automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer invullen. De nummers kunnen vrij gekozen worden en moeten dus niet opeenvolgend zijn. Indien nodig is er ook de mogelijkheid om een vertaling toe te voegen. Het tekstvak van de eerste taal is verplicht om in te vullen. Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, klik je links bovenaan op Bewaren  om de standaardvraag of het standaardantwoord op te slaan. 



  • Alle standaardvragen en/of antwoorden kunnen op elk moment weer verwijderd worden door te klikken op het vuilbakje. De nummering wordt hierdoor niet aangepast.