Ieder kantoormedewerker dat toegevoegd wordt aan het backoffice portaal, krijgt een rol toegekend. Deze kunnen nadien nog gewijzigd worden. 


LET OP! Enkel een medewerker met de rol Portaalbeheerder kan een gebruiker toevoegen of de rollen van ander medewerkers wijzigen. 


Backoffice rollen in portaal

Voor het portaal zijn de volgende backoffice rollen gedefinieerd:


Portaal backoffice 

Een kantoormedewerker die instaat voor de verwerking van de transacties. Deze heeft de volgende rechten:

  • Toegang tot alle domeinen waarvan de toegang niet werd afgeschermd. 
  • Toegang tot de workflow van die domeinen.
  • Toegang tot vragen van die domeinen.
  • Toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit.
  • Rechten om nieuwe domeinen aan te maken.

Deze persoon zal in het dashboard van het portaal enkel de workflow zien van de domeinen waar hij/zij ingesteld staat als BO verantwoordelijke. 


Portaalbeheerder 

Deze medewerker heeft alle rechten van een Portaal backoffice en onderstaande: 

  • Rechten om nieuwe gebruikers in het portaal aan te maken en rollen te wijzigen.
  • Rechten om domeinen toe te wijzen aan de kantoormedewerkers.
  • De mogelijkheid om overzichten raad te plegen waaronder productiviteit, kwaliteit en werkzaamheden per domein. Dit kan handig zijn voor analyses op kantoorniveau.

Een portaalbeheerder zal in het dashboard van het portaal de totale workflow zien van alle domeinen. 

 

Portaal data-entry

En portaal data-entry medewerker heeft enkel toegang tot de domeinen waarvan de toegang niet werd afgeschermd. Zij zullen enkel data-entry werk kunnen doen in een domein wat inhoudt dat ze de documenten in de workflow niet kunnen afhandelen. Deze documenten krijgen na verwerking de status 'Data-entry voltooid' zodat deze nog gecontroleerd kunnen worden. Dit kan interessant zijn voor stagiaires of medewerkers die net van de schoolbanken komen. 


Portaal gastgebruiker

In het portaal zal een gastgebruiker enkel de domeinen kunnen zien waar deze toegang tot heeft, m.a.w. enkel de domeinen waar deze persoon ingesteld staat als backoffice verantwoordelijke, back-up of controller. In praktijk kan dit gebruikt worden om een zelfboeker (ondernemer) toegang te geven tot de backoffice rechten van een domein voor de verwerking van de transacties.  


Portaal backoffice controller

Een bijkomende rol die gecombineerd kan worden met de rol Portaalbeheerder. Deze rol laat toe dat je voor alle domeinen de controller rechten hebt.    


Backoffice rollen in domein 

Om een gebruiker aan een domein toe te wijzen, klik je in het portaal bovenin het scherm op het icoon Domeinen of op de tegel Domeinen. In het overzicht klik je vervolgens op het groter dan teken (>) voor de naam van een domein om het domeinfiche te openen. 



In het domeinfiche kan je vier verschillende personen een backoffice rol toekennen. 




Aan elk Yuki domein kunnen de volgende personen worden toegewezen:

  • BO verantwoordelijke: verantwoordelijk voor de verwerking van alle administraties binnen het domein.
  • BO back-up: indien de BO verantwoordelijke afwezig is, kan de back-up inspringen om dagdagelijks de workflow bij te werken. 
  • BO controller: de persoon die instaat voor de controle en afsluit van de btw-aangiftes en afsluit van het boekjaar. 
  • BO account manager: In praktijk wordt hier de zaakvoerder van het kantoor geplaatst.