De Yuki aanmaningenservice helpt je om sneller je geld te ontvangen van je klanten. Door een goed getimed en zorgvuldig proces van herinneringen / aanmaningen, worden je facturen op een klantvriendelijke manier vaker onder de aandacht gebracht van je klanten. Het aanmaningenproces wordt grotendeels door Yuki bewaakt & geautomatiseerd uitgevoerd, en vergt geen directe handelingen van de gebruiker. Je vindt deze service onder Verkoop -> Instellingen Herinneringen.


Het aanmaningsproces

Een aanmaningsproces kan in de praktijk uit vier delen bestaan:

  • Versturen van herinneringen / aanmaningen
  • Incasseren door incassobureau / deurwaarder

De Yuki aanmaningenservice helpt je bij het eerste deel van het incassoproces.


Herinneringen en aanmaningen

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:

  • Herinnering 1 die "x" dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd wordt. Doel is nogmaals de factuur onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt. Dit kan worden uitgeschakeld.
  • Herinnering 2 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.
  • Herinnering 3 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.
  • Herinnering 4 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.

Bovenstaande termijnen zijn allemaal naar wens in te stellen.


Hoe werkt het

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een herinnering verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke layout van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.


Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

  • De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden.
  • Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er niet-gematchte betalingen zijn van die klant.

Let op: de openstaande posten die via een diverse posten boeking zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans tellen niet mee in de aanmaningenprocedure.


Blokkeren van klanten voor aanmaningen

Als je bepaalde klanten uit wil sluiten van het automatische aanmaningenproces, kan je het versturen van deze herinneringen blokkeren. Dat doe je door op de adreskaart van de klant (in de tab Extra) het hokje "Blokkeren voor aanmaningen" aan te vinken, of door bij de "Instellingen herinneringen" onder de tab "Blokkeer relaties" de gewenste klant(en) aan te duiden en te bewaren.


Blokkeer voor aanmaning

Bij "Instellingen herinneringen" kun je op de tab "Geblokkeerde relaties" zien welke klanten geblokkeerd zijn. Je kunt ze daar ook deblokkeren.


Andere redenen voor het niet versturen van aanmaningen

Er zijn nog diverse zaken die het versturen van een brief kunnen tegenhouden:

  • De factuur is al te oud. Facturen die bij het activeren van de Yuki service al ouder zijn dan 90 dagen worden overgeslagen
  • De factuur staat in de lijst "Te domiciliëren"
  • De factuur staat in de lijst "Betaling onderweg"
  • De factuur staat in de lijst "Storno" (teruggedraaide domiciliëring)
  • Er is voor de factuur de laatste zeven dagen al een handmatige of automatische aanmaning verstuurd
  • De factuur is "post factum" aangemaakt. Dit houdt in dat de datum waarop de factuur is aangemaakt na de vervaldatum ligt.


De Yuki aanmaningenservice activeren en instellen

Ga naar Verkoop -> Instellingen herinneringen en klik op de tab "Automatische herinneringen". Doorloop het activeringsformulier. Na het activeren word je naar de instellingen doorgeleid. De service staat nu nog in stand-by modus. Dat wil zeggen dat je wel alle voorbereidingen kunt treffen maar de brieven worden nog niet daadwerkelijk verstuurd. Om de activering af te ronden, dien je eerst zorgvuldig de volgende zaken te bekijken en in te stellen:

  • Controleer de teksten en lay-outs van de brieven
  • Blokkeer de relaties die uitgesloten moeten worden van het automatische aanmaningenproces
  • Doorloop de instellingen

Start de service dus niet voordat je deze drie stappen zorgvuldig hebt doorlopen!


Instellingen

E-mail afkomstig van adres

Hier zal automatisch het e-mailadres genomen worden dat is ingevuld bij de factuurinstellingen. Meer informatie hierover vind je op het artikel "Versturen van verkoopfacturen per e-mail".


Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen, kun je hier het minimumbedrag invullen.


Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot aanmaningen, kun je ook een percentage opgeven. Voorbeeld: als je 2% invult, zal van een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog openstaat, geen aanmaning meer verstuurd worden.


Rapport wordt verstuurd

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Geef aan of en hoe vaak het rapport verstuurd moet worden.


E-mailadres voor rapport

Hier kun je aangeven aan wie Yuki het rapport moet sturen. Dit zal in de vorm van een vraag in Yuki aan de gebruiker gemeld worden.


Lay-outs

De inhoud en opmaak van de brieven kunnen grotendeels aan je bedrijf en je activiteiten worden aangepast. Yuki maakt standaard vier brieven aan die verstuurd worden in het proces in jouw taal. De teksten van de brieven kun je zelf aanpassen. Ga daarvoor naar de tab "Lay-outs" van de "Instellingen herinneringen". Selecteer de lay-out en klik bovenaan op het potloodje om zaken te wijzigen. Pas de teksten aan, wijzig de taal, maak de lay-out op (wij adviseren een PDF lay-out als achtergrond te gebruiken) en bewaar de lay-out weer bovenaan.


Meerdere talen

Indien je factureert in meerdere talen kan je ook automatisch herinneringen versturen in alle talen die beschikbaar zijn binnen Yuki. Dit gaat dan naast Nederlands ook om Frans, Duits en Engels. Om automatisch in meerdere talen aanmaningen te versturen dien je volgende zaken in te stellen:

  1. Duid een taal aan in al je factuur layouts
    Dit is van toepassing wanneer je de module Yuki factuur gebruikt. Is dit niet het geval? Maak dan per taal een factuur layout aan in de Factuurinstellingen en voeg deze layout toe als standaard bij al je klanten.

  2. Kijk de herinneringsniveaus na
    Zorg ervoor dat je per herinneringsniveau en betaalwijze een unieke layout hebt per taal. Zo kan Yuki steeds de juiste aanmaning versturen.

  3. Controleer de rapportage
    Klik in de "Instellingen herinneringen" onder het tabblad "Automatische herinneringen" op "Bekijk het testrapport" om al op voorhand te bekijken welke herinneringen verstuurd zullen worden of welke niet, en om welke reden.