Alvorens je effectief je eerste factuur gaat kunnen uitsturen dien je nog enkele zaken in te geven om te verzekeren dat de gegevens op de factuur correct zijn. Dit doe je bij de factuurinstellingen. Deze vind je in het menu Verkoop -> Factuurinstellingen



Tabblad instellingen

Bankrekening op factuur

Hier dien je aan te geven welk bankrekeningnummer (zichtrekening) op de factuur moet komen te staan. Yuki zal namelijk automatisch de bedrijfsgegevens onderaan de factuur plaatsen (tenzij je een PDF opgeladen hebt voor de lay-out).


Verkoopfactuur lay-out

Als je verschillende lay-outs hebt, kan je hier aangeven welke lay-out standaard verschijnt bij het maken van een factuur.


Standaard Prijslijst

Hier geef je aan welke prijslijst standaard wordt genomen.


Volgend factuurnummer

Het nummer dat je hier ingeeft zal worden gebruikt voor de eerstvolgende factuur die je verwerkt. Voorkom dubbele factuurnummers: heb je al facturen verstuurd voordat je met Yuki werkte, laat dit nummer dan volgen op het laatst gebruikte nummer.


Prefix factuurnummer

Aan de hand van een prefix maak je je factuurnummer herkenbaar Zo kan je het bijvoorbeeld laten beginnen met 2018/xxx. Je mag als scheidingstekens een '.', '/' of '-' gebruiken om langere nummer beter leesbaar te maken (bijvoorbeeld: 215.015).


Maak een gestructureerde mededeling aan

Indien dit aangevinkt is wordt er voor elke factuur automatisch een gestructureerde mededeling aangemaakt op basis van het ID van de relatie en de factuurnummer.

Om deze dan op de PDF van de factuur en/of in de mail te doen verschijnen dien je een placeholder toe te voegen in de factuur voettekst en/of de mail tekst:

Factuur voettekst:  [FFstructuredpaymentreference]

Mail tekst: [StructuredPaymentReference]


Let op: Deze placeholders zijn hoofdlettergevoelig!


Betalingstermijn in dagen

Geef hier aan binnen hoeveel dagen je wenst dat klanten je betalen. Hiermee wordt namelijk enerzijds de vervaldatum berekend, en anderzijds is dit ook belangrijk voor de (automatische) aanmaningen. Uiteraard kan je ook voor specifieke klanten een andere individuele betalingstermijn instellen (op de relatie of bij het maken van een factuur).


Verzendwijze

Hier geef je de standaard verzendwijze mee voor het versturen van facturen. Je kan kiezen voor per e-mail, gewone post, waar mogelijk per email of niet verzenden. Deze instelling is vooral belangrijk bij het versturen van meerdere facturen tegelijk.


UBL

Hier kan je instellen of je al dan niet ook een UBL bestand wil meezenden met de factuur. Een UBL factuur is een xml bestand waarin alle informatie van de factuur gestructureerd in staat. Zo kan jouw klant (afhankelijk van zijn pakket) heel wat handmatig werk uitsparen. Je hebt hier 4 opties:

  • Niet toevoegen (en dus alleen de PDF)
  • Meesturen als extra attachment (Dus enerzijds de PDF en anderzijds de UBL)
  • Meesturen als extra attachment - PDF ingebed in UBL (Dus enerzijds de PDF en anderzijds de UBL met daarin nog eens de PDF)
  • Als enige attachment - PDF ingebed in UBL (Enkel de UBL met daarin de PDF


UBL - e-fff formaat

UBL kun je je voorstellen als een soort Excel file. Hierin worden alle velden die relevant zijn voor de factuur in vastgelegd volgens vaste afspraken over hoe de velden worden genoemd. Er zijn echter heel veel velden om zo veel mogelijk partijen te kunnen bedienen maar daardoor wordt het wel iets complexer. Het e-fff formaat bevat een beperkter aantal velden. Er zijn partijen die zeer strikt alleen dit formaat inlezen. Standaard stuurt Yuki de uitgebreidere set. Deze voldoet aan de UBL 2.1 standaard en zou door iedereen moeten kunnen worden ingelezen.


Door dit aan te vinken kies je ervoor om de UBL in het Belgisch formaat uit te sturen, namelijk e-fff. UBL zelf is namelijk een zeer uitgebreid Europees formaat.


Betaalwijze credit verkoopfactuur

Als je de optie 'wordt teruggestort' selecteert, komt de creditfactuur (als je gebruik maakt van de betaallijstmodule) in de betaallijst terecht.  In het geval van 'te verrekenen', dient de factuur gekoppeld te worden aan de betreffende verkoopfactuur. Dit kan je uiteraard ook weer steeds per factuur wijzigen.


E-mail afkomstig van adres

Als je facturen via e-mail verstuurd gebeurt dat via de e-mailserver van Yuki. Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je hier het e-mailadres op te geven van waaruit deze verstuurd wordt. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. Na het ingeven van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres en e-mail van Yuki om je account te bevestigen.


Mail server instellingen kan je invullen als je wil dat de facturen via je eigen smtp server verzonden worden. Dit zou je kunnen doen om te vermijden dat je facturen/herinneringen in de spam van je ontvanger terechtkomen. Je vindt de benodigde gegevens makkelijk op internet terug door te zoeken op "smtp naam mailprovider", bijvoorbeeld "smtp gmail". Meer informatie hieromtrent vind je op dit artikel.


E-mailadres voor kopieën

Als je zelf een kopie van de verzonden facturen wenst te ontvangen om te controleren of alle facturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Het is niet nodig om de facturen nog een keer naar Yuki zelf te sturen, de factuur wordt namelijk automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt.


Wanneer de prijs handmatig wordt gewijzigd, altijd het aanmaken van een prijsafspraak voorstellen.

Als je deze functie aanvinkt, vraagt Yuki na het handmatig aanpassen van een prijs of deze voor de desbetreffende relatie als prijsafspraak mag worden aangemaakt. De volgende keer dat je dan dat specifieke artikel aan dezelfde klant factureert weet Yuki dat deze klant een andere prijs geniet. Prijsafspraken kan je terugvinden via “Prijslijsten” -> “Prijsovereenkomsten”.


Lay-outs tabblad

Via deze tab kun je de lay-out van je verkoopfactuur aanpassen of extra lay-outs aanmaken. Meer informatie hieromtrent vind je op het artikel "Aanmaken/wijzigen factuur lay-out".