Spécifiez la méthode d'envoi (serveur de messagerie)

• TABLE DES MATIÈRES

• Envoi d'e-mails via le serveur de messagerie «virtuel» de Yuki
• Envoyer des e-mails via votre propre serveur de messagerie sortant (serveur SMTP)

• Gmail
• Compte Microsoft Office 365 Outlook

Dans les paramètres de vente, cliquez sur Options d'envoi d'e-mails pour choisir le serveur par lequel les factures, les offres et les rappels doivent être envoyés.

Vos e-mails seront envoyés par défaut via le serveur virtuel Yuki. Nous recommandons cette option car elle vous permet de vérifier quels e-mails ont été envoyés.

Cependant, si vous souhaitez envoyer vos e-mails via votre propre serveur SMTP (serveur de courrier sortant), sélectionnez l'option Envoyer vos e-mails via votre propre serveur SMTP.

ATTENTION! Dans les paramètres de vente, le point devient vert (état de la configuration de l'e-mail) après avoir défini les enregistrements DNS corrects (serveur de messagerie de Yuki) par le fournisseur d'hébergement de votre domaine ou avoir entré les paramètres du serveur de messagerie (serveur SMTP).

Envoi d'e-mails via le serveur de messagerie «virtuel» de Yuki

En utilisant le serveur de messagerie «virtuel» de Yuki, il est possible de visualiser l'état d'un e-mail envoyé à partir d'une offre, d'une facture de vente ou d'un rappel. Cela peut être utilisé sans autres paramètres ou éventuellement en utilisant les paramètres DNS.

Dans le cas où vos e-mails sont envoyés au destinataire dans une boîte `` spam '', Yuki vous recommande de contacter l'hébergeur de votre domaine avec  la demande de définir les enregistrements DNS de votre compte Gmail sur votre propre serveur de messagerie. Les enregistrements DNS sont spécifiques au domaine et peuvent être trouvés dans les options d'envoi d'e-mails.

Vous trouverez ci-dessous un exemple.

Remarque! Lors de la modification des enregistrements DNS, nous vous recommandons de contacter l'hébergeur de votre domaine ou un administrateur réseau professionnel afin qu'ils puissent effectuer les modifications! Ils peuvent commencer tout de suite avec les enregistrements NS donnés.

Si, pour des raisons de sécurité, votre fournisseur de messagerie n'autorise pas Yuki à envoyer des e-mails en son nom, Yuki utilisera l'adresse e-mail suivante: mail@yukiworks.nl. Toutefois, si le client répond à l'e-mail, celui-ci sera reçu à l'adresse e-mail du fournisseur de messagerie.

Envoyer des e-mails via votre propre serveur de messagerie sortant (serveur SMTP)

Vous pouvez bien entendu également envoyer vos offres, factures et rappels via votre propre serveur de messagerie. Cela réduit le risque que vos e-mails se retrouvent dans la boîte «spam» ou ne puissent pas être remis au destinataire. Cependant, Yuki ne sera pas en mesure de déterminer si votre e-mail est correctement parvenu au destinataire.

Chaque fournisseur de messagerie utilise ses propres paramètres SMTP pour le serveur de messagerie sortant. Vous pouvez toujours demander cela à votre fournisseur de messagerie. La plupart des serveurs de messagerie fonctionnent avec l'une des deux combinaisons suivantes:

• Port 465 + SSL
• Port 587 + STARTTLS.

Sélectionnez la méthode d'envoi Envoyez vos e-mails via votre propre serveur SMTP. Dans l'écran maintenant ouvert, vous devez entrer les paramètres SMTP puis les enregistrer.

Après avoir entré les paramètres SMTP, vous pouvez vérifier s'ils sont corrects en cliquant sur le bouton Tester connexion SMTP.

ATTENTION! Lorsque l'authentification à deux facteurs (vérification en deux étapes) est activée, un message d'erreur «mot de passe non valide» peut apparaître à l'écran lorsque vous envoyez une facture car vous ne pouvez pas utiliser le mot de passe. Dans ce cas, vous devez créer un mot de passe d'application pour accorder l'accès à votre propre compte Microsoft, compte Google ou compte Office 365 sur le serveur de messagerie.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un mot de passe d'application:

• pour un compte Microsoft, voir Utilisation des mots de passe d'application avec des applications qui ne prennent pas en charge la vérification en deux étapes
• avec votre compte Google voir Se connecter avec des mots de passe d'application
• avec votre compte Office 365, voir Créer un mot de passe d'application pour Office 365.

Vous trouverez ci-dessous les paramètres SMTP que vous devez définir lorsque vous utilisez Gmail (Google) ou un compte Microsoft Office 365 Outlook pour envoyer vos e-mails.

Gmail

Si vous utilisez un compte Gmail, vous devez saisir les paramètres SMTP suivants:

• Serveur SMTP: le nom du serveur SMTP de Gmail est smtp.gmail.com
• Nom d'utilisateur: l'adresse e-mail que vous souhaitez définir
• Mot de passe: le mot de passe associé à votre compte de messagerie

Chiffrement et numéro de port

Avec un compte Gmail, vous pouvez utiliser deux ports différents et vous devez saisir l'une des deux combinaisons de paramètres suivantes:

• SSL de cryptage avec le numéro de port 465
• Cryptage STARTTLS avec le numéro de port 587

ATTENTION! Afin d'envoyer correctement vos factures de vente via votre compte Gmail, l '«accès par des applications moins sécurisées» doit être activé dans votre compte Google.

Compte Microsoft Office 365 Outlook

Si vous utilisez un compte Microsoft 365, vous devez entrer les paramètres SMTP suivants:

• Serveur SMTP: le nom du serveur SMTP est smtp.office365.com
• Nom d'utilisateur: l'adresse e-mail que vous souhaitez définir
• Mot de passe: le mot de passe associé à votre compte de messagerie
• Cryptage: STARTTLS
• Numéro de port: 587