Avec l'application Yuki Mobile sur votre Smartphone, vous pouvez livrer des documents (par exemple des reçus et des factures) directement et les faire traiter dans votre administration.


TIP!

L'application Yuki Mobile pour iPhone peut être téléchargée gratuitement sur  l'App Store d'Apple.

L'application Yuki Mobile pour Android peut être téléchargée gratuitement sur le Google Play App Store .


Suivez les étapes suivantes pour soumettre un document via votre application Yuki Mobile :

  • Choisissez le document que vous souhaitez télécharger
  • Si nécessaire, modifier le document avant de le soumettre
  • Télécharger le document

Choisissez le document à télécharger

Pour soumettre un nouveau document, cliquez sur le bouton orange avec une icône plus en bas de l'écran de démarrage de l'application :



Dans l'écran qui s'ouvre maintenant, vous choisissez l'une des trois options suivantes :

  • Choisissez dans la bibliothèque
  • Prendre une photo
  • Choisir un autre fichier

Modifier le document avant de le télécharger

Avant de télécharger le document dans Yuki, vous pouvez, si nécessaire, faire tourner le document dans le sens inverse des aiguilles d'une montre, le faire tourner dans le sens des aiguilles d'une montre ou le recadrer manuellement en cliquant respectivement sur les boutons en bas de votre écran.


Téléchargez le document à votre administration

Une fois que vous aurez pris une photo de la facture ou du reçu ou que vous aurez sélectionné le fichier, les options suivantes vous seront proposées pour indiquer à quoi sert le document téléchargé


  • note de frais

Vous pouvez déclarer vos propres dépenses immédiatement. Votre comptable traitera le document comme une note de frais privée dans votre administration et l'enregistrera ensuite dans l'onglet Notes de frais du dossier Personnel.


  • Offre à votre comptable (option recommandée pour les factures et les reçus !)

Le document est pertinent pour votre comptabilité et sera présenté à votre comptable pour traitement. 


  • Téléchargez directement dans vos archives

Le document n'est pas pertinent pour votre comptabilité et est plutôt informatif, par exemple les polices d'assurance, les contrats, etc. Vous placez le document lui-même directement dans l'onglet du dossier approprié de votre Archive.


Ensuite, vous sélectionnez l'administration dans laquelle le document doit être téléchargé et traité. Dans l'écran qui s'ouvre maintenant, vous pouvez ajouter une ou plusieurs pages au document si nécessaire.


Vous avez toujours la possibilité d'ajouter des données au document. Si vous souhaitez proposer le document à votre comptable, vous pouvez ajouter les données suivantes :

  • Brochure: Sélectionnez le dossier de votre archive dans lequel vous souhaitez télécharger le document (par défaut, il s'agit du dossier "A traiter par yuki").
  • Mode de paiement: Par employé, virement bancaire, prélèvement automatique, Bancontact ou carte de crédit.
  • Type de déclaration: Sélectionnez le type de dépenses.
  • Relation
  • Dossier (visible uniquement lors de l'utilisation de Dossiers): Trouvez et sélectionnez le fichier auquel vous voulez lier le document, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
  • Montant: Inscrivez le montant total.
  • Notes: Ajoutez une note pour vous-même ou votre comptable.


Les informations suivantes peuvent être indiquées si vous souhaitez placer vous-même le document dans l'archive : 

  • Archives
  • Relation
  • Dossier (visible uniquement lors de l'utilisation de Dossiers)
  • Sujet
  • Date
  • Notes


Cliquez ensuite sur "Télécharger" au bas de votre écran pour livrer le document. 


Après avoir téléchargé le document, un message apparaît en haut de votre écran indiquant que le document a été téléchargé. Vous pouvez visualiser le document nouvellement téléchargé en cliquant sur "Voir".