Une fois le module actif, vous pouvez commencer à préparer ou à créer des dossiers.

Cliquez sur l'icône du dossier dans la barre d'outils pour commencer:



Ceci vous amène à la vue d'ensemble du module de dossier.

Dès que vous préparez un dossier, celui-ci apparaîtra dans cet aperçu.

Cliquez sur le signe+ en haut pour créer un nouveau dossier.



L’écran suivant sera ouvert:




Les données

 

  • Description: Nom du dossier (obligatoire)
  • Code: Une référence unique pour ce projet / dossier composé d'au moins 6 caractères.
  • Date de début: Date à partir de laquelle le dossier / projet peut être débuté.
  • Date de fin: Date jusqu'à laquelle le dossier / projet prendra fin.
  • Entreprise: Si votre domaine a plusieurs administrations, vous pouvez choisir l’administration.
  • Contact: Relation à laquelle vous souhaitez lier le dossier.
  • Tags: Tags que vous pouvez ajouter au dossier / projet.


Budget


Si vous le souhaitez, vous pouvez préparer un budget. Cela peut vous aider à suivre vos chiffres actuels par rapport à ceux budgétés.



Règle de reconnaissance

Vous pouvez automatiquement lier des documents aux fichiers via le code défini dans les Données.


Ceci est possible de 2 manières:


  • Facture

Vous pouvez ajouter le code sur une facture pour que Yuki puisse le reconnaître, puis ajouter la facture au bon dossier.

Il est important de savoir qu'il doit toujours y avoir au moins un espace avant et après le code et qu'il est clairement lisible.


Les documents sont ensuite automatiquement affectés au bon dossier.


Faites attention à ce que le code ne soit pas trop long ou qu'il puisse être confondu avec d'autres numéros tels que le numéro de TVA, le numéro de facture, le numéro de client.


  • Email

Voulez-vous envoyer vos documents par courrier numérique ? Génial!

En utilisant le code spécifié comme objet du courrier, précédé d'un "#", Yuki liera automatiquement le courrier et la pièce jointe au dossier correspondant.


Donc, si vous souhaitez utiliser l'affectation automatique, cochez cette option.


Acces


Il est possible d'indiquer par dossier qui peut consulter les données. Cela permet de s'assurer que seules les personnes impliquées dans le projet concerné peuvent visualiser les données.


Les utilisateurs n'ayant pas accès au fichier ne le verront pas dans la vue d'ensemble de tous les dossiers.


La sécurité peut être définie et ajustée après la création du dossier.


Tous les utilisateurs: Ce sont tous les utilisateurs ayant accès au domaine. Tout le monde peut donc consulter ce dossier et ses données.

 

Tous les employés: seuls les utilisateurs également créés en tant qu'employés peuvent consulter ce dossier.

 


Direction: seuls les utilisateurs ayant le rôle de "direction" peuvent consulter ce dossier.

 


Gestionnaire + Membres: Il s'agit du rôle le plus spécifique car nous pouvons sélectionner ici les personnes qui peuvent consulter le dossier. Le responsable est toujours la personne qui a créé le dossier, bien que cela puisse être ajusté par la suite. Les membres sont entrés par le gestionnaire et doivent être scindés via un ";".

Par exemple: Aïcha; Roxanne; Ariane


Le gestionnaire et les membres (dans ce cas, Aïcha, Roxanne et Ariane) auront accès au dossier correspondant.


Notes

Enfin, vous pouvez ajouter des notes. Celles-ci ne sont visibles que par ceux qui peuvent accéder au fichier et sont purement informatives.


Une fois le fichier créé, vous pouvez cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en haut à gauche pour enregistrer les données. Le dossier apparaîtra dans la vue d'ensemble de tous les dossiers.


Les données peuvent également être modifiées à tout moment par le responsable du dossier correspondant.