Il est possible de créer des règles de traitement centralisées pour une relation à partir de votre portail de back-office Yuki. En conséquence, les factures téléchargées d'une relation pertinente dans chaque domaine seront automatiquement traitées conformément aux paramètres de ces règles de traitement. Cette fonction fonctionne comme les valeurs par défaut locales par relation.


Seul un utilisateur doté du rôle Administrateur de portail peut créer des règles de reconnaissance centrales. Pour un utilisateur avec le rôle  Portail back office, les paramètres des règles de traitement de document ne sont pas visibles.


Avec cette fonctionnalité, il est possible de traiter automatiquement les factures de fournisseurs qui se produisent dans plusieurs domaines plus rapidement. Une fois que vous avez réservé une facture dans un domaine, vous pouvez créer une règle de reconnaissance centrale. Si une facture du même fournisseur est ensuite chargée dans un domaine différent, elle sera traitée conformément à la règle de reconnaissance centrale.


Dans votre portail de back-office Yuki, cliquez sur Paramètres en haut à droite de votre écran.


L'écran suivant sera ouvert:



Cliquez sur le bouton Valeurs par défaut. L'écran suivant sera ouvert:



Vous voyez ici un aperçu des règles de traitement centrales. Dans cet écran, vous pouvez créer, définir et / ou modifier les règles de traitement (cliquez sur> pour la règle de traitement). En outre, vous pouvez rechercher une relation pour ouvrir immédiatement les règles de traitement centralisées associées.


ATTENTION!

Les règles de traitement centralisées ne peuvent être créées que pour les factures d'achat.


Les règles de traitement peuvent être créées à deux niveaux différents:


  • Niveau de document
  • Niveau de règle (les règles de reconnaissance ne sont disponibles que pour les documents UBL).

La création de règles de traitement centrales fonctionne de la même manière que la création de règles de traitement locales. Pour une description détaillée de la création de lignes de traitement locales au niveau du document et des lignes, voir les articles "Création d'une ligne de traitement locale au niveau du document" et "Création d'une ligne de traitement local au niveau de la ligne".



Compte de grand livre dynamique

Lorsque vous créez une ligne de traitement centrale au niveau du document, vous pouvez également utiliser le champ Compte de grand livre dynamique, contrairement à la ligne de traitement de document locale. Le même code de grand livre que le compte de grand livre dynamique doit être saisi dans ce champ. Si ce code existe également dans le domaine, il sera réservé. Si le code n'existe pas, le compte général «Compte inconnu» est appliqué.


Différence entre les règles de traitement locales et centrales

Lorsqu'un document est chargé dans un domaine, Yuki examine d'abord la relation trouvée pour voir s'il existe une règle de traitement central dans le portail. Si tel est le cas, le document sera traité conformément à cette règle.


Après cela, cependant, Yuki vérifie si une règle de traitement local a été créée pour cette relation dans le domaine. Si tel est le cas, Yuki saisira les données du document conformément à cette règle, puis enregistrera le document. Les règles de traitement locales dans un domaine sont en tête, alors «annulez» la règle de traitement central!


La relation entre une règle de reconnaissance centrale utilisée doit satisfaire à un certain nombre de conditions supplémentaires:

  • Lors de la création d'une règle de reconnaissance centrale, vous ne pouvez choisir qu'une relation déjà connue / utilisée dans l'un des domaines existants.
  • La relation en question doit avoir un «lien de réplication» avec la base de données centrale de Yuki, de sorte que le logiciel de reconnaissance peut extraire la relation correcte de la base de données (c'est le cas dans 99% des relations).


Si une règle de traitement central ne fonctionne pas correctement, cela est peut-être dû au fait que l'adresse est stockée localement dans le domaine et à l'absence de lien de réplication automatique vers la base de données centrale Yuki. Vous trouverez plus d'explications dans l'article 'Créer un lien de réplication avec la base de données centrale de Yuki'.


Créer un nouveau document (+ Document)

Avec une règle de traitement central, vous pouvez avoir des documents du type Facture d'achat automatiquement réservés de la manière choisie dans tous vos domaines Yuki.

Ceci est possible en fonction des valeurs "Entrée" que vous pouvez voir dans la capture d'écran suivante, avec le résultat "Sortie" choisi:


Lorsque vous placez ensuite une facture d'achat dans votre domaine Yuki pour un fournisseur saisi, celle-ci pourra être automatiquement enregistrée de la manière choisie.


Créer une nouvelle règle (+ règle)

Pour les factures UBL, après avoir créé une ligne de traitement de document, vous pouvez également créer une valeur par défaut pour les lignes de facture en fonction du code de poste, du nom du poste et des données de TVA dans la liste UBL.

Dans la capture d'écran ci-dessous, les lignes de facture portant le code de poste "PERSN" sont automatiquement enregistrées sur le compte général "623000 Autres frais de personnel".