Votre comptabilité dans Yuki est construite sur la base des documents et des transactions bancaires que vous fournissez. Cet article explique comment vous pouvez le faire aussi efficacement que possible.


Premièrement des documents, puis des transactions bancaires

Pour un traitement optimal par Yuki, il est conseillé de soumettre les factures avant de soumettre les transactions bancaires.



Vidéo explicative - Livraison des documents



Livraison par l'administration

S'il y a plus d'une administration dans votre domaine, vous devez fournir les documents par administration. Il est également recommandé de fournir tout ce qui est trié par type de document. Ainsi, par exemple, toutes les factures de vente d’abord, puis toutes les factures d’achat.


Scanner

Il est possible de soumettre des documents à l’aide de Yuki ScanWizard. le ScanWizard s'assure que le scanner est configuré de manière optimale et envoie les fichiers directement à votre domaine, sans aucune étape intermédiaire. Malheureusement, tous les scanners ne peuvent pas être contrôlés via notre ScanWizard. Si votre scanner n'est pas pris en charge, vous pouvez d'abord numériser les documents sur votre ordinateur, puis les télécharger.


Google Chrome (navigateur) ne prend pas en charge le ScanWizard. Si vous souhaitez toujours l'utiliser dans Chrome, vous devez installer l'extension ClickOnce pour Google Chrome.


Préparer la numérisation

  • Retirez les agrafes, les trombones, etc.
  • Assurez-vous que toutes les pages sont séparées les unes des autres afin qu'elles ne "collent" pas les unes aux autres lors de la numérisation.
  • Comptez le nombre de pages que vous placez sur le scanner pour pouvoir ensuite vérifier si chaque page a été prise.
  • Numérisez par lots de 25 feuilles maximum, ce qui facilite les vérifications ultérieures.
  • Assurez-vous que les documents composés de plusieurs pages sont également numérisés de manière consécutive.
  • Notez s'il existe au dos d'un document des informations importantes dont nous avons besoin pour l'administration.


Vous pouvez livrer les documents au format JPG et PDF. Avec PDF, veuillez noter que vous devez vous assurer de ne fournir qu'une facture par PDF. Vous devez numériser une facture composée de plusieurs feuilles à la fois. Yuki ne peut pas séparer les fichiers PDF par la suite.


Charger


Le chargement consiste à charger des fichiers de votre ordinateur (disque dur) dans votre domaine. La place centrale à charger est la sphère Yuki Boîte postale.


Synchroniser via un dossier Dropbox ou Google Drive partagé

Une autre méthode de livraison est la livraison via Dropbox et / ou Drive. Les deux sont (fondamentalement) des supports de stockage libres dans le nuage. Si vous avez déjà Dropbox ou Drive, vous pouvez créer un dossier dans votre compte Dropbox ou Drive que vous partagerez ensuite avec 'dropbox@yuki.be' ou pour Drive avec 'support@yukisoftware.be'.


Une fois que le dossier partagé a été accepté par Yuki, nous allons créer toutes sortes de sous-dossiers dans le dossier créé en suivant la structure de votre archive numérique (uniquement Dropbox). Si vous placez ensuite des documents dans le (s) dossier (s), Yuki les récupérera et les importera dans le dossier approprié.


Vous trouverez plus d’informations sur le partage de ces dossiers et leur fonctionnement dans les articles «Partage de dossiers Dropbox avec Yuki» et «Partage de dossiers avec Drive».


Envoyer les documents à l'administration par mail

Vous pouvez également envoyer des documents par courrier électronique (ou les envoyer par mail). Votre domaine a sa propre adresse email: nomdudomaine@yukiworks.be. Si vos fournisseurs envoient leurs factures par voie électronique, vous pouvez également choisir de les envoyer directement à cette adresse électronique.


Email via l'application Yuki

Une photo prise à partir d'un reçu avec l'application Yuki est toujours envoyée à l'adresse de messagerie du domaine. Dans cette application, l'adresse e-mail est construite sur la base du nom de domaine saisi dans les institutions. L'adresse e-mail générale domaine@yukiworks.be reste donc toujours.