Ci-dessous, nous discutons de la configuration du Projet:


  • Données;
  • Accès et sécurité;
  • Budget;
  • Attribuer des transactions;
  • Règles de reconnaissance;
  • Sans lien.


Données



  • Description: Nom du Projet.
  • Code: propre référence, ou un code spécifique composé d'au moins 6 caractères (lien automatique - voir plus loin). (optionnel)
  • Date de début: date à partir de laquelle le Projet peut être appelé .
  • Date de fin: date jusqu'à laquelle le Projet peut être terminé.
  • Administration: si votre domaine a plusieurs administrations, vous pouvez choisir l'administration.
  • Contact: relation à laquelle vous souhaitez lier le Projet.
  • Tags: Tags que vous pouvez ajouter au Projet.

Accès et sécurité



Les utilisateurs ayant accès au domaine peuvent, selon leurs rôles, voir certains documents. Pour savoir ce que vous pouvez voir avec quel rôle, nous vous recommandons de lire les pages d'aide sur les rôles. Si vous avez accès à un Projet spécifique, vous n'avez pas besoin d'avoir un rôle spécifique en tant qu'utilisateur. Les documents d'un Projet sont visibles pour chaque type de rôle.


Les Projets Yuki offrent la possibilité de n'autoriser que certains utilisateurs à accéder aux documents du Projet.


Par exemple:


  • Jan a un identifiant, mais aucun rôle, il ne peut donc pas voir les documents (uniquement ceux qui lui sont liés).
  • Jan n'a besoin que de voir les documents pour le projet A.
  • En donnant à Jan l'accès au Projet, il peut toujours voir les factures / documents qui y sont liés.

Les Projets peuvent être protégés à différents niveaux:

  • Tous les utilisateurs: chaque utilisateur peut voir le Projet (quel que soit le rôle).
  • Tous les employés: tous les utilisateurs qui sont également enregistrés en tant qu'employés ont accès au Projet (quel que soit le rôle).
  • Direction: Tous les utilisateurs avec le rôle «Direction» ont accès au Projet.
  • Gestionnaire + Membres: seuls l'administrateur et les membres (utilisateurs) configurés ont accès au Projet. (Le comptable ne verra plus ce Projet, sauf si «yuki» est ajouté en tant que membre.)

Si un utilisateur n'a pas accès à un Projet spécifique, il ne pourra trouver ce Projet nulle part.



L'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations ultérieurement. Lorsqu'un Projet est créé par un employé de BO (comptable), il y aura «Yuki» en tant qu'administrateur. Si le gestionnaire de Projets n'est plus actif en tant qu'utilisateur, ces droits sont automatiquement transférés à tous les utilisateurs avec le rôle «Direction» et le propriétaire du domaine.

Budget


Vous pouvez également définir un budget, cela peut vous aider à suivre vos chiffres actuels par rapport au budget.


Attribuer des transactions

  • Allocation automatique via le code de Projet 

Si votre code est clairement visible, unique et comporte au moins 6 caractères, Yuki peut le reconnaître lors de la numérisation. Il est important de savoir qu'il doit toujours y avoir au moins un espace avant et après le code. Les documents sont ensuite automatiquement affectés au bon Projet.


Veuillez noter que le code n'est pas trop long, ou peut être confondu avec d'autres numéros tels que le numéro de TVA, le numéro de facture, le numéro de client.


  • Attribuer automatiquement par courrier

Lorsque vous envoyez des documents à votre administration par e-mail, vous pouvez indiquer votre code de Projet dans l'objet. Ce code doit comporter au moins 6 caractères. En entrant d'abord un '#' suivi de votre code de Projet  dans le sujet, Yuki liera le (s) document (s) attaché (s) au bon Projet.


Cela n'est possible que pour joindre un ou plusieurs documents au même Projet.


Vous pouvez définir ce code dans les paramètres du Projet, auquel vous accédez en cliquant sur le crayon dans le Projet.


Transactions non allouées


Le bouton "sans lien" vous permet d'obtenir un aperçu de toutes les transactions qui ne sont pas encore liées à un Projet. Cette vue est particulièrement utile pour une vérification rapide.


  • Quels articles et transactions peuvent être ajoutés?
  • Documents (achat et vente)
  • Documents standard (documents classifiés)
  • les écriture d’opérations diverses
  • Relations
  • Tâches
  • Transactions financières
  • Fractionnement au niveau du compte de grand livre

Le plus simple est de lier un document à un Projet spécifique. Vous pouvez également lier plusieurs Projets à ce document à partir d'une seule facture.


Par exemple: vous organisez un festival en deux jours. Vous passez vos commandes pour les deux festivals à la même date. Pour votre administration, vous souhaitez affecter une partie au Projet pour le jour 1 et le reste pour le jour 2.


Malheureusement, cela ne se fait pas à partir de la facture elle-même, heureusement, vous pouvez rechercher la transaction derrière cette facture et la diviser entre les deux Projets. Pour ce faire, accédez au compte du grand livre (via différents canaux) et cliquez dessus.



Lorsque vous choisissez «Adapter le projet», vous obtenez l'écran de détail suivant où vous pouvez faire une ventilation aux différents Projets: