Les dossiers peuvent être utilisés pour regrouper des transactions au sein de l'administration financière autrement que sur un compte général ou une relation. Ainsi, des coûts, des produits ou des investissements peuvent être affectés à des projets ou à des départements, par exemple.

L'affectation des transactions financières s'effectue en affectant des factures ou d'autres transactions financières à un dossier. Cela affecte également toutes les transactions sous-jacentes à ce dossier.

Cette affectation peut être effectuée manuellement après que les factures ont été enregistrées et traitées, mais elle peut également être automatiquement attribuée par le logiciel lors du processus de réservation. Yuki a construit deux options pour cela:


  1. Utilisation des règles de reconnaissance OCR
  2. Allocation automatique basée sur les codes de dossier sur les documents
  3. Allocation automatique par mailing de documents

1. Travailler avec les règles de correspondance OCR

Ces règles ne peuvent être créées que par des utilisateurs avec un rôle Back Office. Avec cela, vous pouvez définir que si un certain texte est trouvé sur une facture lors de la reconnaissance de la facture, cette facture est affectée à un dossier spécifique.


2. Affectation automatique en fonction des codes de dossier sur la facture

Une autre forme de répartition automatique peut être obtenue en veillant à ce que le créateur de la facture (le fournisseur ou vous-même avec des factures de vente) imprime un code sur la facture qui correspond au code d'un dossier. Pour rendre cela possible, les règles suivantes doivent être respectées:


  • Le dossier doit indiquer que l'attribution automatique est autorisée
  • Le code du dossier doit avoir au moins 6 positions et être unique. Nous vous recommandons de rendre le code facilement reconnaissable afin qu'il ne puisse pas être confondu avec d'autres données possibles sur une facture, telles qu'un numéro de chambre de commerce, un code postal, un nom général, etc. Évitez également les codes aussi longs que des numéros communs tels que les numéros de facture, les dates ou les comptes bancaires. . Une combinaison de lettres et de chiffres tels que PR12345 ou ON 98765 offre la meilleure garantie d’une affectation correcte.
  • Évitez également les caractères et les espaces dans le code. Les fournisseurs ont tendance à l'omettre.

Les codes manuscrits ne sont généralement pas reconnus. Mais travailler avec des étiquettes est une possibilité d’obtenir les codes de projet corrects sur les factures.


3. Attribuer automatiquement par courrier électronique à l'aide de documents

Lorsque vous envoyez un document par courrier électronique à l'administration, vous pouvez insérer un signe '#' dans l'objet du courrier, immédiatement suivi du code du dossier. Yuki affectera ensuite le document directement au dossier concerné, sans avoir à créer de règle de reconnaissance locale.

Cela fonctionne également pour l'envoi de mail vers le classeur à traiter par moi-même via mon.nomdom@yukiworks.be