le module Dossiers peut être utilisé non seulement pour un suivi de votre administration mais aussi pour une comptabilité analytique de cette dernière . Pour pouvoir utiliser module dossiers, il doit d'abord être activé. Les dossiers offrent une inter section et une classification supplémentaires des documents et des transactions.


Ce module offre la possibilité de lier des documents à un dossier/ projet et ainsi recevoir un rapport financier.

L'accès aux dossiers peut être géré par dossier. Ils peuvent être utilisés de cette manière, par exemple, pour libérer une partie de l’administration financière pour un ou plusieurs utilisateurs, sans que ces utilisateurs n’aient accès à l’ensemble. Les dossiers peuvent donc très bien être utilisés par les utilisateurs avec un budget spécifique.



Créer un nouveau dossier

Vous pouvez créer un nouveau dossier comme suit. Allez dans le menu dossier et cliquez sur +.


 



Paramétrer un dossier / projet

Afin de pouvoir créer un dossier à proprement parlé, il faut paramétrer les éléments suivants: 

  • Données
  • Accès et sécurité 
  • Budget 
  • Allouer des transactions;
  • Règle de reconnaissance
  • Sans lien

Données



  • Description: nom du dossier/projet  
  • Code: référence unique, c'est à dire un code spécifique à ce dossier, composé de minimum 6 caractères
  • Date de début: date à partir de laquelle le dossier/projet peut être utilisé (et des documents peuvent être attribués à ce dossier)
  • Date de fin: date jusqu'à laquelle le dossier/projet peut être utilisé (et des documents peuvent être attribués à ce dossier) 
  • Entreprise: si le domaine à plusieurs administrations ou entreprises, l'administration doit être choisie aujourd'hui
  • Contact: contact auquel le dossier peut être lié  
  • Tags: ajout de tags à un dossier/projet



Accès et sécurité 



Les utilisateurs ayant accès au domaine peuvent, en fonction de leur rôle, afficher certains documents. Pour savoir ce que vous pouvez voir avec les différents rôles, nous vous recommandons de lire les pages d’aide sur les rôles. Si vous avez accès à un certain dossier, vous ne devez pas nécessairement avoir un rôle spécifique en tant qu'utilisateur. Les documents d'un dossier sont visibles pour chaque type de rôle.


Yuki dossier offre la possibilité de ne donner à certains utilisateurs que l’accès aux documents du dossier/ projet.


Par exemple:

  • Jan a un identifiant, mais aucun rôle, il ne peut donc voir aucun document (uniquement ceux qui lui sont liés).
  • Jan ne peut voir que les documents du dossier / projet A.
  • En donnant à Jan accès au dossier / projet, il peut toujours voir les factures / documents  associés.

Les dossiers / projets peuvent être protégés à différents niveaux:

  • Tous les utilisateurs: tous les utilisateurs ont accès au dossier/projet, peu importe leur rôle
  • Tous les employés: tous les utilisateurs ayant également un rôle d'employé dans l'administration ont accès au dossier/projet. 
  • Direction: Tous les utilisateurs ayant un rôle de direction ont accès au dossier/projet 
  • Gestionnaire + Membres: accès limité uniquement au gestionnaire et aux membres (utilisateurs) ayant été paramétrés dans le dossier/projet. Le comptable n'a pas d'accès au dossier, sauf si "Yuki" est ajouté comme Membre)

Si un utilisateur n'a pas accès à un certain dossier, il / elle ne pourra pas retrouver ce dossier dans yuki.


Une fois sauvegardé, le gestionnaire est le seul à pouvoir ajuster ces détails. 

Lorsqu'un dossier est crée par un utilisateur Back-office (coté BO/comptable), celui-ci sera indiqué comme gestionnaire "Yuki". 

Si les gestionnaire n'est plus un utilisateurs actif, les droits seront automatiquement transmis à tous les utilisateurs ayant un rôle de "Direction" ainsi qu'au propriétaire du domaine.

Budget


Il est également possible d'indiquer un budget, ce qui permet un suivi des chiffres actuels par rapport au budget. 



L'attribution de documents et de transactions à un dossier/projet


  • Attribution automatique à un dossier par son code unique 


Yuki peut reconnaître le code unique du dossier à la lecture du document par l'OCR à condition que le code soit bien lisible, unique et contienne un minimum de 6 caractères. Il est important d'ajouter au minimum un espace avant et après le code afin que Yuki puisse le lire. Dès que le code est reconnu, Yuki l'attribue au bon dossier. 


Attention de ne pas choisir de code trop long pour éviter que celui-ci ne soit confondu avec d'autres types de numéro's comme un numéro de TVA, numéro de facture ou de client, etc.


  • Attribution automatique par email


Lorsque vous envoyez des documents à votre administration par courrier électronique, vous pouvez indiquer le code de votre dossier dans l'objet. Ce code doit comporter au moins 6 caractères. En saisissant d'abord un '#' suivi de votre code de dossier dans l'objet, Yuki liera le (s) document (s) au dossier correct en tant que pièce jointe.


Cela est uniquement possible de joindre un ou plusieurs documents au même dossier.

Vous définissez ce code dans les paramètres de dossier auxquels vous accédez en cliquant sur le crayon dans le dossier.



  • Les transaction non liées 


En cliquant sur "Sans lien" sous le menu actions des dossiers, vous accéder à un aperçu des toutes les transactions n'étant pas (encore) attribuées à un dossier ou projet. Cette liste permet d'avoir un aperçu rapide et pratique. 


  • Quelles transactions et choses peuvent être ajoutées?
  • Documents (achat et vente)
  • Documents standard (documents classifiés)
  • Réservation d’opération diverses
  • Relations
  • Tâches
  • Transactions financières




  • Attribution d'une facture à plusieurs dossiers - Séparation au niveau des comptes grand livre


L'option la plus simple est évidemment d'attribuer un document à un dossier/projet. Dans certains cas, vous pourriez vouloir séparer la facture et attribuer différentes parties de la facture à des dossiers/projets différents.  Par exemple, vous organisez un festival sur 2 jours. Vous faites vos commandes en un seul coup pour les deux jours, mais pour votre administration, vous souhaitez attribuer une partie au dossier de jour 1 et l'autre au dossier de jour 2.


Attention! 

Il n'est pas possible de diviser le montant sur plusieurs dossiers depuis la facture, mais uniquement au niveau du grand livre. 


Pour ce faire cherchez le compte de grand livre sur lequel la facture est reprise. Activez la colonne Dossiers dans votre aperçu (si tel n'est pas encore le cas). Faites ensuite la division à ce niveau là en utilisant l'option Adapter le projet sous le menu (en cliquant sur la crayon).



Lorsque vous choisissez "Adapter le projet", vous obtenez l’écran détaillé suivant qui vous permet de ventiler la charge vers les différents dossiers:



Dossiers actuels et clôturés

Le module dossiers a également une option pour trier par dossiers en cours ou tous les dossiers / projets. Cela vous permet, en tant qu’entrepreneur, de ne distinguer que les dossiers en cours d’exécution de ceux qui sont déjà terminés. Pour ce faire, entrez les dates de début et de fin dans le dossier lui-même.


L'option "Mes dossiers en cours" affiche les dossiers aux quels vous êtes responsable.



Dossiers tags

Vous pouvez également donner aux dossiers une ou plusieurs balises. De cette façon, vous pouvez subdiviser à nouveau les dossiers, par exemple pour Marketing, Rapports, Interne, Projets. Un tag utile peut être utilisé avec certaines vues d'ensemble, telles que la vue d'ensemble des marges.


Dossiers et prestations comptabilisées?

À travers le module prestation , vous pouvez sélectionner un dossier lors de l’enregistrement de temps.

Ces heures sont également immédiatement affichées dans le dossier / projet, le revenu derrière ces heures n’est visible que si les heures travaillées sont réellement facturées.


Il est donc important de savoir que l’impact financier n’est visible que lorsque la facture a été établie.