Vous pouvez ajuster les paramètres du mode de livraison des factures clients en cliquant sur la sphère Vente et en sélectionnant Paramètres factures



Les paramètres suivants peuvent être entrés pour la livraison de la facture dans les paramètres de la facture.


Méthode d'envoi

Le mode d'expédition par défaut pour les factures de vente doit être sélectionné ici:

  • Tout par e-mail: Si aucune adresse e-mail n'est connue ou si la fiche client est définie sur "Par courrier postal", la facture n'est pas traitée.
  • Tout par courrier postal: Un fichier d'impression est constitué des factures traitées. Si le paramètre spécifique au client est défini sur "Par courrier électronique", la facture n'est pas traitée.
  • Si possible par e-mail: En fonction du paramètre spécifique au client et de la présence d'une adresse e-mail, il est déterminé si la facture est envoyée par e-mail ou par courrier. Un fichier d'impression est constitué des factures "par courrier".
  • Ne pas envoyer: les factures sont traitées dans l'administration mais ne sont pas envoyées.


UBL

Ici, vous pouvez indiquer si vous souhaitez envoyer une facture au format UBL à vos clients. Une facture UBL peut facilement être lue dans de nombreux logiciels de comptabilité.

Il y a quatre options:

  • Ne pas ajouter - seul un document PDF sera préparé (et donc uniquement le PDF).
  • Également envoyer en pièce jointe supplémentaire - 2 documents seront créés, une version PDF et une pièce jointe supplémentaire dans UBL.
  • Également envoyer en pièce jointe supplémentaire - PDF incorporé dans UBL - 2 documents seront créés, une version PDF et une pièce jointe supplémentaire dans UBL dans laquelle le fichier PDF est également stocké.
  • En tant que pièce jointe unique - PDF incorporé dans UBL - seul un document UBL sera préparé avec le PDF traité. Cela n’est recommandé que lorsque les clients traitent les factures de manière entièrement électronique.

L'option 2 est l'option la plus compacte. Avec l'option 3, vous envoyez efficacement le PDF 2x, ce qui en fait l'option la plus complète. Les options 2 et 3 sont les plus courantes.


Format UBL

UBL peut être considéré comme une sorte de fichier Excel. Toutes les questions relatives à la facture sont reprises conformément à des accords définissant la manière dont les champs sont nommés et structurés. Ici, vous pouvez choisir si vous voulez composer le fichier UBL au format standard, international ou au format belge e-fff. Le format e-fff contient un nombre plus limité de champs. Le fichier UBL joint est conforme à la norme UBL 2.1 et doit donc être lu facilement par les autres parties.


E-mail de l'adresse

Pour que vos clients sachent que la facture provient de vous, vous devez entrer l’adresse e-mail à partir de laquelle les factures sont envoyées.

Il doit s'agir d'une adresse électronique existante. Après avoir entré l'adresse e-mail, vous recevrez un e-mail de Yuki confirmant votre compte.

Si vous envoyez des factures par courrier électronique, vous le faites soit via le serveur de messagerie virtuel Yuki, soit via votre propre serveur de messagerie.


ATTENTION!

Cliquez sur Ouvrir les paramètres du serveur de messagerie pour définir les factures à envoyer via votre propre serveur SMTP.


Adresse électronique pour les copies

Si vous souhaitez recevoir une copie des factures de vente envoyées pour vérifier que toutes les factures ont été correctement envoyées, entrez l'adresse de messagerie à laquelle la copie doit être envoyée. Si vous laissez ce champ vide, aucune copie de facture ne sera envoyée. Il n'est pas nécessaire de renvoyer les factures à Yuki. Après traitement, la facture est automatiquement stockée dans les archives et traitée dans votre comptabilité.