Le service de rappel vous aide à recevoir votre argent plus rapidement de vos clients. Grâce à un processus minutieux des rappels / relances, vos factures sont portées à la connaissance de vos clients de manière conviviale. Le processus de rappel est en grande partie surveillé et automatisé par Yuki et n'exige aucune action directe de l'utilisateur.


Le processus de rappel

Un processus de rappel peut comprendre quatre parties dans la pratique:

  • Envoyer des rappels/ relances
  • Recouvrement de créances par agence de recouvrement / huissier de justice -> NL?


Le service de rappel Yuki vous aide dans la première partie du processus de collecte.




Rappels et relances 

Un maximum de quatre lettres (par courrier électronique) sont envoyées par facture:

  • Rappel 1 envoyé "x" jours avant la date d'échéance de la facture. Le but est encore une fois de porter la facture à l'attention du client et d'indiquer que la date d'expiration expirera bientôt. Cela peut être désactivé.
  • Rappel 2 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
  • Rappel 3 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
  • Rappel 4 qui est envoyé "x" jours après la date d'échéance.



Les termes ci-dessus peuvent tous être définis comme vous le souhaitez.


Comment ça marche

Chaque jour, Yuki vérifie les factures impayées auxquelles un rappel doit être envoyé. Yuki sélectionne automatiquement la mise en page à appliquer, crée la lettre et l'envoie par e-mail.


Pour éviter l'envoi de rappels injustifiés, Yuki vérifie d'abord si les comptes ont été suffisamment mis à jour:


  • La banque ne peut être âgée de plus de 14 jours. Ceci afin d'éviter que le client ait déjà payé mais l'administration de la banque n'a pas encore été mise à jour. Donc, pour un service Yuki qui fonctionne bien, il est conseillé de télécharger la banque au moins toutes les deux semaines.
  • Tous les paiements du client doivent être associer. Pour éviter qu'un rappel ne soit envoyé de manière incorrecte, Yuki n'enverra aucun rappel tant qu'il y aura des paiements sans correspondance de ce client.


Attention!

Les postes ouverts créés via une opération diverse pour, par exemple, le solde d'ouverture, ne sont pas inclus dans la procédure de rappel.


Blocage des clients pour les rappels

Si vous souhaitez exclure certains clients du processus de rappel automatique, vous pouvez bloquer l'envoi de ces rappels. Pour ce faire, cochez la case "Bloquer les rappels" sur la carte d’adresse du client (dans l’onglet Supplémentaire), ou indiquez le ou les clients souhaités dans Paramètres rappels en cliquant sur le bouton "Bloquer les contacts".et sauvegarder.

Dans les paramètres de rappels, vous pouvez voir quels clients sont bloqués sous l'onglet Relations bloquées. Ici, vous avez également la possibilité de les débloquer.



Autres raisons pour ne pas envoyer de rappels

Il y a plusieurs choses qui peuvent arrêter d'envoyer une lettre:

  • La facture est trop ancienne. Les factures de plus de 90 jours lors de l'activation du service Yuki sont ignorées
  • La facture est dans la liste domiciliataire
  • La facture apparaît dans la liste Paiement sur l'itinéraire
  • La facture est dans la liste Storno (domiciliation inversée)
  • La facture suite à la quelle un rappel manuel ou automatique a déjà été envoyé au cours des sept derniers jours.
  • La facture est créée "post factum". Cela signifie que la date de création de la facture est postérieure à la date d'échéance.


Activer et configurer le service de rappel Yuki

Accédez aux Paramètres de rappels sous la sphère Vente, puis cliquez sur l'onglet Rappels automatiques. Passez par le formulaire d'activation. Après l'activation, vous serez redirigé vers les paramètres. Le service est toujours en mode veille. Cela signifie que vous pouvez effectuer toutes les préparations, mais les lettres ne sont pas encore envoyées. Pour terminer l'activation, vous devez d'abord examiner attentivement et définir les éléments suivants:

  • Vérifiez les textes et les mises en page des lettres
  • Bloquer les relations qui doivent être exclues du processus de rappel automatique
  • Faites défiler les paramètres

Ne démarrez pas le service avant d'avoir soigneusement suivi ces trois étapes!


Paramètres

E-mail provenant de l'adresse

Ici, l'adresse e-mail renseignée avec les paramètres de la facture sera automatiquement prise en compte. Pour plus d'informations, voir l'article "Envoi de factures de vente par courrier électronique".


Montant minimum non réglé

Pour éviter que des rappels ne soient envoyés pour des montants trop petits, vous pouvez entrer le montant minimum ici.


Pourcentage minimum non réglé

Pour éviter que de petites différences de paiement entraînent des rappels, vous pouvez également entrer un pourcentage. Exemple: si vous entrez 2%, une facture de 1 000 euros, dont moins de 20 euros est toujours ouverte, aucun autre rappel ne sera envoyé.


Envoi du rapport

Yuki vous tient au courant des courriers qui ont été envoyés et pour lesquels aucune facture n’a été envoyée. Indiquez si et à quelle fréquence le rapport doit être envoyé.


Envoyer rapport à:

Ici, vous pouvez indiquer à qui Yuki doit envoyer le rapport. Cela sera signalé à l'utilisateur sous la forme d'une requête en Yuki.



Mises en page

Le contenu et la présentation des lettres peuvent largement être adaptés à votre entreprise et à vos activités. Yuki crée quatre lettres standard qui sont envoyées dans le processus dans votre langue. Vous pouvez ajuster les textes des lettres vous-même. Allez sur l'onglet "mises en page" des paramètres rappels " Sélectionnez la mise en page et cliquez sur le crayon en haut pour la changer. Modifiez les textes, changez la langue, créez la mise en page (nous vous recommandons d'utiliser une mise en page PDF en tant qu'arrière-plan), puis sauvegarder la mise en page.



Plusieurs langues (-> fusionné avec 'créer un rappel ou un rappel en langue étrangère')

Si vous facturez dans plusieurs langues, vous pouvez également envoyer automatiquement des rappels dans toutes les langues disponibles dans Yuki. Cela vaut également pour le français, l'allemand et l'anglais. Pour envoyer des rappels automatiquement dans plusieurs langues, vous devez définir les éléments suivants:

  1. Indiquez une langue dans toutes les mises en page de vos facturesCeci s’applique lorsque vous utilisez le module de facturation. N'est-ce pas le cas? Créez ensuite une présentation de facture par langue dans les paramètres de facture et ajoutez-la en standard à tous vos clients.
  2. Vérifiez les niveaux de mémoire

Assurez-vous de disposer d'une mise en page unique par langue, par niveau de paiement et par méthode de paiement. De cette façon, Yuki peut toujours envoyer le bon rappel.

  1. Vérifiez le rapport

Dans les paramètres Rappels de l'onglet Rappels automatiques, cliquez sur Afficher le rapport de test pour voir à l'avance quels rappels seront envoyés ou non, et pour quelle raison.