Dans Yuki, vous avez la possibilité d'envoyer des remarques et des rappels manuellement ou automatiquement.

Vous pouvez utiliser les quatre différentes modèles de lettres standard disponible dans Yuki (une remarque, un rappel, une relance et une mise en demeure).

Avant de commencer à utiliser des remarques ou des rappels, vous devez d’abord adapter la mise en page à votre entreprise et à vos activités. Elle détermine l'aperçu de la remarque ou du rappel, les informations que vous souhaitez imprimer, l'emplacement du bloc d'adresses et le contenu du courrier d'accompagnement.


Ouvrez la sphère vente, cliquez sur Paramètres rappels, puis ouvrez l'onglet Mise en page.




Lorsqu'une mise en page de rappel en néerlandais, anglais, français ou espagnol a été créée, la colonne "Langue" apparaît dans les paramètres ci-dessus.

Pour modifier une mise en page de rappel existante, cliquez sur > pour la mise en page de rappel appropriée. Pour créer une nouvelle mise en page de rappel, cliquez sur le bouton Nouvelle mise en page en haut à gauche de votre écran.

Les paramètres de mise en page de rappel suivants peuvent être saisis:

  • Général
  • Paramètres
  • Objet
  • Contenu du texte
  • Mise en page (pied de page)
  • Paramètres de la page
  • Paramètres de papier
  • Positionnement d'adresse
  • Positionnement du logo
  • Objet et texte du courrier.


Afficher l'aperçu 
Lorsque vous avez terminé la mise en page, cliquez sur le bouton Sauvegarder en haut à gauche de votre écran pour enregistrer vos modifications. Regardez ensuite l'aperçu pour vérifier les changements effectués.

Créer à nouveau une mise en page standard
Si vous avez supprimé une mise en page standard d'un ou de plusieurs niveaux de rappel, vous pouvez toujours la générer à nouveau (dans la langue que vous avez définie en tant qu'utilisateur dans "Préférences personnelles") en cliquant sur le bouton Générer à nouveau mise en page standard .

Déterminer la mise en page standard
Vous pouvez utiliser/créer plusieurs rappels dans Yuki. Si c'est le cas, vous pouvez choisir le modèle à utiliser lorsque vous générez un nouveau rappel. Vous pouvez déterminer quelle mise en page Yuki doit représenter par défaut.

Créer des rappels en langue étrangère

Dans Yuki, il est possible de créer des factures de vente et des notifications et / ou des rappels en anglais, français ou allemand, puis de les envoyer manuellement ou automatiquement à vos clients.

Pour créer un rappel dans une langue étrangère, vous devez suivre les étapes suivantes:

  • créer une mise en page de rappel en anglais, français ou allemand
  • par niveau: remarque (1), rappel (2), relance (3) et mise en demeure (4)
  • Traduire le champ 'Salutation' en relation (si un espace réservé [titre] est utilisé dans le texte d'une lettre et / ou d'un courrier électronique).



ATTENTION!
Une mise en page de facture en anglais, français ou allemand doit déjà avoir été créée et cette mise en page de facture doit être enregistrée auprès du client.

Pour envoyer des rappels automatiquement dans plusieurs langues, vous devez définir les éléments suivants:

  • Indiquez une langue dans toutes les mises en page de vos factures
  • Ceci s’applique lorsque vous utilisez le module de facturation. Ce n'est pas le cas? Créez ensuite une présentation de facture par langue dans les paramètres de facture et ajoutez-la en standard à tous vos clients.
  • Vérifiez les niveaux de rappel
  • Assurez-vous que vous disposez d'une mise en page unique par niveau de rappel, par mode de paiement et par langue. De cette façon, Yuki peut toujours envoyer le bon rappel.
  • Vérifiez le rapport
  • Dans les Paramètres de rappels , vous trouverez sous l'onglet Rappels automatiques la possibilité d'envoyer un rapport à un utilisateur donné avec tous les rappels (non) envoyés. Cliquez sur Voir le rapports de test pour voir à l'avance quels rappels seront envoyés ou non, et pour quelle raison.