Lors de la connexion, chaque employé du back-office verra l’écran ci-dessous - le portail du back-office. Le portail sera différent selon le rôle joué par cet employé. Par exemple, un administrateur de portail verra toutes les options du portail, tandis qu'un portail de backoffice aura une version plus limitée.


L'écran d'accueil ci-dessous vous fournit des informations permanentes sur l'état de votre flux de travail, les dernières questions ou réponses de vos clients et votre productivité personnelle.



Navigateur


La partie supérieure de l'écran d'accueil est le navigateur. Cela reste constamment visible tant que vous êtes sur le portail du back-office.


  • Maison: Ce bouton vous ramène à l'écran ci-dessus.
  • Domaines: vous trouverez ici un aperçu de tous les domaines du bureau. L'administrateur du portail pourra créer et configurer des domaines ici.
  • Utilisateurs: Ce bouton vous donne un aperçu de tous les utilisateurs du portail, avec leur fonction et leur rôle. Les administrateurs du portail seront également en mesure de créer de nouveaux employés ici en tant qu’utilisateurs back-office de Yuki pour leur donner accès au portail.
  • Logo de votre bureau
  • Déconnexion Cela se produit aussi automatiquement lorsque vous fermez le navigateur).
  • Paramètres qui s'appliquent à l'ensemble du portail. Ici, le lien avec Codabox et le lien avec un autre logiciel de reporting (par exemple, Silverfin, Intellifin, etc.) peuvent être créés. Ceci est uniquement accessible à l'administrateur du portail.
  • Lien vers votre profil personnel. Ici, chaque employé peut mettre à jour sa propre adresse ou changer son mot de passe.
  • Lien vers le profil du bureau. Les données de bureau peuvent être ajustées ici, y compris le téléchargement d'un logo.
  • Barre de recherche pour rechercher des administrations (domaines) et les ouvrir directement.


Chiffres clés


Vous avez un certain nombre de ratios dans la deuxième ligne. Si vous avez le rôle portail backoffice , les numéros se rapporteront à votre propre flux de travail et à votre historique. Si vous êtes un administrateur de portail, les numéros se rapportent au bureau entier.

Vous avez les ratios suivants dans cet écran:

  • Questions: Combien de questions en suspens vous ont été attribuées (ou au bureau)?
  • Flux de travail: Le nombre actuel de transactions à traiter dans les domaines dont vous êtes responsable (voir les paramètres de domaine) ou le total du bureau.
  • Productivité: nombre de transactions que vous avez traitées depuis le début du mois en cours.
  • Traitement incorrect: Le nombre d'erreurs provenant de la vérification de l'échantillon - cela ne sera rempli que si la vérification de l'échantillon est activée.

Vous pouvez cliquer sur le numéro pour le voir en détail.


Graphique de flux de travail


Ce graphique montre votre flux de travail (ou celui du bureau si vous êtes un administrateur de portail) divisé entre Hier, Aujourd'hui et Demain. Cette distribution est basée sur la méthode Yuki: tout est réservé dans les 24 heures. Le calcul suppose que tous les documents et toutes les transactions arrivés aujourd'hui avant 12h00 doivent être traités aujourd'hui et que tous les documents arrivés après 12h00 doivent être traités le lendemain. La barre Hier affiche donc toutes les transactions en cours de votre flux de travail qui auraient dû être traitées hier ou les jours précédents. La barre Aujourd'hui comprend les transactions d' Hier et la barre Demain présente des informations sur ce que vous pouvez faire demain.


Questions et réactions récentes


Cet aperçu vous donne une liste des 20 questions ou réponses les plus récentes, dans la mesure où elles vous ont été attribuées personnellement. En cliquant sur la question, le domaine sera ouvert et vous pourrez immédiatement lire et répondre ou gérer la question ou la réponse.


Autres fonctions


Les tuiles grises en bas de l'écran mènent à différents aperçus. En fonction de votre rôle de back-office, vous verrez tous les boutons (administrateur du portail) ou juste quelques-uns. Les tuiles au cadre orange ne sont visibles que par l' administrateur du portail.



Les boutons suivants sont disponibles:


  • Les déclarations à la TVA montreront un aperçu de toutes les déclarations qui doivent encore être envoyées dans le mois en cours. Les fichiers de collection peuvent également être créés à partir d'ici.
  • Vue d'ensemble de toutes les Questions ouvertes et traitées de clients et d'employés du bureau
  • Tâches exceptionnelles et terminées.
  • Le flux de travail dans lequel les documents et les transactions bancaires à traiter sera affiché par domaine.
  • Vue d'ensemble de tous les Domaines du bureau sur Yuki.
  • Vue d'ensemble de toutes les Administrations.
  • Vue d'ensemble des Utilisateurs ayant accès au portail du bureau.
  • Toutes les Transactions traitées par domaine au cours d'une période.
  • Sous Productivité, vous pouvez voir le nombre de transactions traitées par jour et par employé.
  • Les Activités indiquent le nombre de minutes travaillées et de transactions traitées.
  • Le Moniteur vous permet d’obtenir une vue d’ensemble des chiffres clés les plus importants du bureau: flux de travail ouvert, historique, satisfaction de la clientèle et rapidité de traitement.
  • En cliquant sur Livré, vous pourrez obtenir des statistiques sur le nombre de documents fournis par les clients par jour ouvrable, jour ouvrable, etc.
  • Sous UBL, vous pouvez voir quelles administrations sont enregistrées pour l'extraction automatique des factures UBL. Cette fonctionnalité n'est actuellement pas utilisée en Belgique!
  • Un aperçu de toutes les factures UBL livrées aux administrations du portail.
  • Les invitations de fournisseurs UBL ne sont pas applicables pour Yuki Belgium.
  • Top fournisseurs affiche un aperçu du nombre de factures par fournisseur. Dans l'écran suivant, le comptable obtient un aperçu du nombre de factures livrées par domaine par le fournisseur correspondant. Avec cette information, le comptable peut améliorer son automatisation en créant des règles de reconnaissance.
  • Dans les Échantillons, vous trouverez un aperçu et une liste de travail pour vérifier si cela a été activé dans les paramètres du portail.
  • Avec Satisfaction, un journal est tenu de tous les clients qui ont répondu à la question de satisfaction. Cela ne sera visible que si la satisfaction du client a été activée dans les paramètres du portail.
  • Qualité affiche le dernier chiffre du moniteur de qualité des différentes administrations et la différence avec le dernier contrôle.