Yuki Workflow (facturen goedkeuren)

Met de Workflow fucntionaliteit kan je Yuki na het verwerken van een document automatisch taken laten aanmaken. Aan de hand van zelf gemaakte regels gaat Yuki documenten onder de aandacht brengen of ter goedkeuring aanbieden bij de juiste persoon. De workflowregels zijn terug te vinden in het archief. Deze functie is enkel beschikbaar vanaf de bundel Medium. 

Aanmaken van een workflow regel

Ga naar het archief en klik vervolgens op workflowregels. Klik op het plusje bovenaan om een workflowregel aan te maken, je krijgt het volgende scherm te zien:

Document soort

Je hebt de keuze tussen aankoopfacturen en declaraties.

Relatie

Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor facturen van een bepaalde leverancier of declaraties van een werknemer, selecteer hier dan die leverancier of werknemer. Anders laat je het veld gewoon leeg.

Administratie

Indien je een domein hebt met meerdere administraties en je wenst een taak aan te maken voor documenten van een bepaalde administratie, selecteer dan in dit veld de betreffende administratie.

Bedrag

Wil je bijvoorbeeld dat een factuur tot 10.000 euro naar een bepaalde persoon X gaat en alles daarboven naar persoon Y, maak dan twee workflow regels aan. De eerste is dan van 0 - 10.000 euro, de tweede van 10.000 - ...

Grootboekrekening

Als je een taak wenst aan te maken voor facturen die op een bepaalde grootboekrekening geboekt zijn, selecteer hier dan die grootboekrekening. Laat anders het veld leeg. Bijvoorbeeld: alles wat op Marketingmaterialen wordt geboekt moet goedgekeurd worden door persoon X.

Betaalwijze

Indien je enkel een taak wenst te genereren indien de factuur nog betaald moet worden via bv. Overschrijving, selecteer dan hier die betaalwijze.

Prioriteit

Het kan voorkomen dat een factuur aan meerdere regels voldoet. In dat geval bepaalt de prioriteit welke regel wordt uitgevoerd en dus welke taak wordt aangemaakt. Specifieke regels als “Aankoopfacturen van leverancier X moeten naar werknemer Y” zet je dus best op prioriteit 1, en een algemene regel als “Aankoopfacturen moeten naar werknemer Z” op prioriteit 2 of lager.

Een voorbeeld: Als je altijd alle facturen met een bedrag groter dan 10.000 euro zelf wenst goed te keuren dan maak je een regel aan waarbij je alle invoervelden leeg laat, behalve het bedrag veld. Je geeft die regel dan de hoogste prioriteit, zodat deze eerst genomen zal worden in plaats van een algemene regel.

Taaksoort

Selecteer de taaksoort die automatisch aangemaakt moet worden als aan alle criteria wordt voldaan. Hier kan je documenten gaan vrijgeven voor betaling en de goedkeuringsflow opzetten.

Werknemer

Je kan op twee plaatsen aangeven naar wie een taak gestuurd moet worden. Indien alles steeds naar dezelfde persoon moet gestuurd worden, geef je dit aan bij de taaksoort zelf. Wanneer je afhankelijk van bepaalde criteria (iets hoger vermeld) een andere persoon wil laten goedkeuren, vul je afhankelijk van de regel de betreffende persoon in het veld ‘werknemer’ in. Zie voor meer uitleg de pagina over Taaksoorten.

Heb je bij het definiëren van stap 1 (Goedkeuren) van de taaksoort aangegeven dat de taaksoort door een handmatig te selecteren persoon moet worden aangemaakt, dan kun je hier bij de workflowregel bepalen welke persoon dat is. Wil je dat een taak bijvoorbeeld altijd naar de beheerder van het dossier gaat die aan het document gekoppeld is, dan dien je dat bij de taaksoort aan te geven.

Workflow in combinatie met de betaallijst

Yuki workflow kan ook gebruikt worden in combinatie met de betaallijst om een specifiekere goedkeuringsflow in te stellen.

Op deze pagina kan je hier enkele handige video's over terugvinden:

• Yuki Goedkeuringsflow